i
ii
iii REGISTRASI UNTUK MICE Iis Mariam Etty Khongrad
iv
v REGISTRASI UNTUK MICE
vi Hak Cipta Sanksi Pelanggaran Pasal 113 Undang-undang Nomor 28 Tahun 2014 Tentang Hak Cipta • Setiap Orang yang dengan tanpa hak melakukan pelanggaran hak ekonomi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf i untuk Penggunaan Secara Komersial dipidana dengan pidana penjara paling lama 1 (satu) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp. 100.000.000,00 (seratus juta rupiah). • Setiap Orang yang dengan tanpa hak dan/atau tanpa izin Pencipta atau pemegang Hak Cipta melakukan pelanggaran hak ekonomi Pencipta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf c, huruf d, huruf f, dan/atau huruf h untuk Penggunaan Secara Komersial dipidana dengan pidana penjara paling lama 3 (tiga) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp. 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah). • Setiap Orang yang dengan tanpa hak dan/ a tau tanpa izin Pencipta atau pemegang Hak Cipta melakukan pelanggaran hak ekonomi Pencipta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf a, huruf b, huruf e, dan/atau huruf g untuk Penggunaan Secara Komersial dipidana dengan pidana penjara paling lama 4 (empat) tahun dan/ a tau pidana denda paling banyak Rp. 1.000.000.000,00 (satu miliar rupiah). • Setiap Orang yang memenuhi unsur sebagaimana dimaksud pada ayat (3) yang dilakukan dalam bentuk pembajakan, dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp4.000.000.000,00 (empat miliar rupiah).
vii REGISTRASI UNTUK MICE Iis Mariam Etty Khongrad Penerbit PNJ Press Anggota APPTI No: 001.004.1.06.2018
viii REGISTRASI UNTUK MICE Iis Mariam Etty Khongrad Editor Nunung Martina, Rimsky K. Judisseno Desain Sampul & Tata Letak Dimas Surya Perdana Penerbit PNJ Press Gedung Q, Politeknik Negeri Jakarta, Jl. G.A. Siwabessy, Kampus Baru UI, Depok Cetakan Pertama, November 2021 ISBN : 978-623-7342-75-5 Hak Cipta Dilindungi Oleh Undang-Undang Dilarang mengutip atau memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari penerbit.
ix KATA SAMBUTAN Puji syukur kita panjatkan atas kehadirat Allah SWT atas terbitnya buku ini. Semoga buku ini dapat bermanfaat bagi pembaca khususnya bagi industri MICE. Perkembangan industri MICE (Meeting, Incentive, Conference, Exhibition) saat ini semakin berkembang cepat disebabkan adanya perubahan lingkungan baik internal maupun eksternal organisasi. Salah satu keberhasilan dalam penyelenggaraan acara MICE adalah registrasi yang lancar dan memberikan pelayanan yang baik kepada peserta, pengunjung ataupun sponsor yang hadir dalam acara MICE. Dalam era digital saat ini, proses registrasi dalam acara MICE semakin mudah dengan hadirnya sistesm registrasi secara online walaupun registrasi secara offline juga masih digunakan. Buku ini menjelaskan mengenai: defisini registrasi, jenis registrasi online dan registrasi offline yang digunakan dalam kegiatan MICE, kompetensi yang harus dimiliki staf registrasi, desain formulir, jenis peralatan dan perlengkapan yang diperlukan dalam event, serta jenis pembayaran. Buku ini dirancang dengan sangat mudah untuk dipelajari dan buku ini juga sebagai salah satu buku ajar yang dapat dijadikan rujukan bagi mahasiswa khususnya dan tambahan pengetahuan bagi para praktisi MICE pada umumnya yang telah memiliki pengalaman praktis di industri MICE. Buku ini sebagai wujud kolaborasi dan sinergi antara praktisi dan akademisi dalam mewujudkan proses registrasi dalam kegiatan MICE sehingga menjadi lebih mudah dan lancar acaranya. Selamat membaca dan memberikan saran kontruktif untuk kesempurnaan isi dari buku Registrasi untuk MICE pada masa yang
x akan datang. Depok, Nopember 2021 Adjat Sudradjat S.ST., CMMC Ketua LSP MICE
xi PRAKATA Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Allah SWT yang dengan ridho-Nya memungkinkan penulis dapat menyelesaikan buku mengenai Registrasi Untuk MICE sesuai dengan kebutuhan dalam penunjang mata kuliah registrasii atau pihak lain yang memiliki ketertarikan mengenai event. Perkenankan penulis dalam kesempatan ini mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang telah memberikan kesempatan kepada penulis untuk membuat buku ini tepat waktu. Registrasi Untuk MICE membahas mengenai kegiatan registrasi yang dilaksanakan baik sebelum, selama dan sesudah event berlangsung. Dunia industri MICE terus berkembang sehingga diperlukan rujukan bekal secara akademis dengan adanya buku yang dapat menambah pengetahuan, keterampilan serta sikap pelaku usaha MICE sehingga menjadi professional dan kompeten. Semoga buku ini dapat menjadi salah satu rujukan di dalam pengembangan industri dan pelaku usaha MICE atau pemerhati dan praktisi bidang MICE. Depok, Nopember 2021 Penulis
xii
xiii DAFTAR ISI KATA SAMBUTAN PRAKATA DAFTAR ISI DAFTAR GAMBAR DAFTAR TABEL BAB I PENDAHULUAN BAB II REGISTRASI BAB III STAF REGISTRASI DALAM MICE BAB IV PERALATAN DAN PERANGKAT TEKNOLOGI INFORMASI DALAM REGISTRASI BAB V BAHAN DAN PERALATAN DALAM EVENT MICE BAB VI DESAIN FORMULIR REGISTRASI DAN SIGNAGE DALAM EVENT BAB VII LAYOUT REGISTRASI BAB VIII JENIS PEMBAYARAN DALAM REGISTRASI BIOGRAFI PENULIS ix xi xiii xiv xv 1 5 37 61 91 123 145 183 220
xiv DAFTAR TABEL 4.1 Peratan yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan acara 4.2 Perusahaan pengembangan software konfrensi dan event 4.3 Aplikasi penggunaan teknologi informasi dalam pelaksanaan event mice 4.4 Infomasi yang diperoleh manager logistik 5.1 Pelaksanaan Gener Event 5.2 Petunjuk pemakaian makanan dalam event 5.3 Ruang yang diperlukan untuk penyajian makanan di meja 5.4 Daftar peralatan yang diperlukan dalam suatu acara 5.5 Tenaga pelaksanaan yang bertugas dalam persiapan penyelengaraan acara 6.1 Checklist formulir registration 7.1 Tugas dan fungsih registrasi dan service 7.2 Gambaran penyerasian gelar 7.3 Susunan organik/vertikal departemen 7.4 Preseance di pusat deplu 8.1 Komponen biaya untuk Fixed cost dan variabel cost 64 67 70 84 99 109 110 111 117 133 151 165 165 166 190
xv DAFTAR GAMBAR 2.1 Pasar konferensi dan Event 2.2 On line registration 2.3 Flow chart tahap persiapan 5.1 Logo Mice 5.2 Logo mice center-PNJ 5.3 Logo INCAA 5.4 Jenis desert/makanan 5.5 Logo seminar nasional Administrasi Bisnis dan MICE 6.1 HTML untuk Online registrastion 6.2 Contoh formulir dengan mengisi kotak 6.3 Contoh formulir dengan mengisi kotak/kolom yang telah tersedia 6.4 Contoh Signage 7.1 Layout registrasi 7.2 Image dengan tipe coloumn 7.3 Twin coloumn 7.4 Ballroom registrasi 7.5 layout meeting room 8 21 22 97 97 98 98 98 128 130 131 139 154 155 155 156 156
xvi
1 BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Gambaran Umum Materi Kuliah Buku ajar ini mengulas mengenai registrasi yang dilakukan dalam suatu kegiatan atau event baik yang ada dalam kegiatan MICE (meeting, incentive, convention, exhibition) tidak hanya yang bersifat domestic akan tetapi juga internasional. Registrasi menjadi penting mengingat tahapan serta kegiatan yang dilakukan meliputi tahap awal atau persiapan (before event), selama kegiatan (during event) dan setelah kegiatan (after event). Apabila merujuk pada kegiatan meeting/rapat maka pertemuan rapat dapat saja dilakukan informal maupun formal. Untuk kegiatan rapat yang formal persiapannya membutuhkan daftar yang cukup lengkap mengingat konsep dari rapat pada 5W+1H, yaitu: (a) why: mengapa rapat dilaksanakan, (b) where: dimana rapat akan dilaksanakan, (c) when: kapan waktu penyelenggaraan rapat, (d) who: siapa yang akan hadir di dalam rapat, (e) what: apa yang akan dibahas dalam rapat serta (f) how: bagaimana rapat akan dilaksanakan. Dari konsep tersebut maka peran dan fungsi dari registrasi menjadi penting agar kegiatan rapat dapat terlaksana dengan baik dan sesuai tujuan yang diinginkan. Dalam event yang bersifat besar baik dilaksanakan di dalam negeri maupun di luar negeri fungsi dari registrasi menjadi salah satu unsure yang akan menunjang keberhasilan event tersebut. Seperti diketahui bahwa di Indonesia kegiatan MICE sudah berkembang menjadi aset penting sehingga berdampak pada kegiatan yang menghasilkan peluang bisnis. Sebagai contoh untuk yang dilakukan oleh unsure pemerintah dapat dihitung apabila setiap kementrian ataupun lembaga pemerintah menyelenggarakan rapat dalam satu
2 tahunminimal tiga kali saja berapa kali event yang dapat terlaksana. Kemudian event rapat yang dilakukan lembaga atau organisasi non-pemerintah berapa banyak perusahaan dan organisasi terlibat penyelenggaraan rapat? Dengan demikian dalam satu tahun dapat dihitung berupa peluang penyelenggaraan kegiatan tersebut? Berapa banyak sumber daya manusia yang terlibat? Berapa biaya yang harus dikeluarkan? Serta berapa banyak peserta yang akan dihadirkan? Dalam menganalisis situasi tersebut maka peran dan fungsi registrasi dapat membantu mempermudah dan menghitung seluruh komponen biaya, sarana dan prasarana serta logistic yang seharusnya dimiliki serta diperlukan. Registrasi dalam MICE menjadi salah satu faktor yang harus diperhatikan dan dipahami oleh perencana dan pelaksana event mice agar kegiatan berjalan sesuai dengan rencana organisasi/lembaga ataupun pemerintahan. 1.2 Tujuan Pembelajaran Umum Setelah mempelajari mata kuliah registrasi ini maka mahasiswa diharapkan dapat menjelaskan, mengembangkan dan mendemonstrasikan mengenai registrasi dalam mice untuk diterapkan dalam dunia kerja yang sebenarnya. 1.3 Materi Ajar Materi ajar yang diberikan untuk Registrasi dalam MICE terdiri dari tujuh bab, yaitu: a. Registrasi dalam MICE b. Staf registrasi dalam MICE c. Peralatan untuk registrasi dalam MICE d. Bahan untuk registrasi dalam MICE
3 e. Layout registrasi dalam MICE f. Jenis pembayaran dalam MICE g. Desain formulir dalam MICE 1.4 Proses Pembelajaran Pembelajaran mata kuliah Registrasi dalam MICE dilakukan dengan menganut pada proses dan metode pembelajaran yang berorientasi pada SCL atau Student Center Learning dimana mahasiswa menjadi sumber dari pembelajaran sehingga fungsi dari dosen tidak lagi menjadi sumber pembelajaran tunggal akan tetapi dosen dengan mahasiswa dapat menjadi mitra yang baik di dalam mwujudkan kegiatan belajar-mengajar. Registrasi dalam MICE juga diberikan dengan metodologi pembelajaran secara seimbang untuk mahasiswa dimana mahasiswa belajar teori dan praktik langsung di dalam penyelenggaraan MICE, kegiatan praktik dari mata kuliah ini dapat saja berlangsung di kampus PNJ ataupun di luar kampus PNJ. Sehingga mahasiswa memahami dengan benar proses dan fungsi dari registrasi tersebut. Kegiatan pembelajaran juga diberikan dengan metodologi: brainstorming, diskusi, Tanya jawab, studi kasus dan praktik. Mengapa dilakukan demikian? Hal ini untuk memberikan pengalaman langsung (best practice) bagi mahasiswa di dalam menerapkan konsep registrasi di dalam dunia yang sebenarnya. Untuk memberikan pemahaman dan pendalaman materi yang diberikan maka dosen memberikan tugas tidak hanya dilakukan oleh individu akan tetapi juga kelompok sehingga mahasiswa menjadi sangat siap dan dapat mempraktikan registrasi sesuai prosedur yang berlaku.
4 1.5 Petunjuk Mempelajari Buku Ajar Pembelajaran mata kuliah Registrasi dalam MICE dapat dipelajari oleh mahasiswa dengan membaca, memahami serta mengerti bagaimana buku ajar ini dapat dilaksanakan. Buku ajar ini disajikan dengan bahasa yang mudah dipahami serta dimengerti sehingga mahasiswa tanpa kehadiran dosen pun dapat melaksanakan tugas yang diminta dalam setiap topic dari bab yang dipelajari. Mahasiswa dapat mempelajari buku ajar ini sesuai dengan jumlah dan waktu pertemuan dari pelaksanaan pembelajaran untuk mata kuliah registrasi dalam mice yang memiliki waktu empat jam perminggu dan memiliki nilai 2 sks. Mata kuliah ini diberikan pada semester empat.
5 BAB II REGISTRASI 2.1 Pendahuluan Perkembangan industri MICE menjadi fenomena menarik hingga awal abad ke-21. Sejak fondasi industri MICE disamapikan di benua Eropa Barat dan Amerika pada akhir abad ke-19 dan awal abad ke-20 maka kebutuhan akan pertemuan atau meeting meningkat seiringdengan lahirnyaberbagai asosiasi danperusahaan-perusahaan. Saat ini semua bergerak semakin cepat tidak hanya terjadi di belahan Eropa dan Amerika saja akan tetapi sudah berdampak di Asia, sehingga penyelenggaraan pertemuan dan juga kegiatan lain dalam bidang MICE terlaksana dalam jumlah yang semakin meningkat. MICE telah dikenal sebagai salah satu sektor bisnis dalam industri pariwisata yang dalam perkembangannya tidak saja melibatkan sektor pariwisata saja akan tetapi juga sektor jasa transportasi, industri bisnis berskala besar maupu kecil (UKM) juga sektor ekonomi lainnya. Tidak heran kondisi ini memberikan juga dampak pada dunia pariwisata di Indonesia yang mana berita terkini adalah adanya perubahan nama dari kementrian pariwisata menjadi kementrian pariwisata dan ekonomi kreatif (Pengumuman resufle kabinet Indonesia Bersatu, jilid -2, Oktober 2011). Hal lain yang muncul dari dampak konsep dan juga tujuan yang harus ditata kembali mengenai perencanaan serta pengelolaan dunia industri MICE di Indonesia mengingat industri pariwisata di Indonesia memberikan sumbangan devisa terbesar kedua setelah minyak. Seperti diketahui bahwa sektor MICE sedang menjadi prioritas bagi banyak negaran di dunia. Karakteristik segemen MICE yang sangat khusus dengan peluang pendapatan yang tinggi memberikan kontribusi yang sangat luar biasa tidak hanya berdampak pada ekonomi berskala makro
6 akan tetapi juga berskala mikro. Menurut data yang dikeluarkan oleh International Congress and Convention Association (INCCA) untuk kawasan Asia telah terjadi pertumbuhan yang sangat signifikan di sektor MICE. Pada tahun 1954, kontribusi penyelenggaraan MICE Asia terhadap dunia hanya 4% akan tetapi kondisi ini berubah pada tahun 1968 meningkat menjadi 8%, tahun 1974 menjadi 9%, tahun 1982 menjadi 11%, tahun 1992 menjadi 12%, tahun 1999 menjadi 13% dan terakhir pada tahun 2004 menjadi 18% (Abdullah, 2009). Dari tampilan data tersebut menyiratkan bahwa perkembangan industri MICE cenderung meningkat seiring dengan cepatnya perkembangan dan pertumbuhan sektor jasa lain, seperti hotel dan restoran, infrastuktur yang semakin baik, jasa bank dan kebijakan pemerintah yang mendukung pelaksanaan pariwisata Indonesia memberikan hasil yang jauh lebih baik. Banyaknya permasalahan yang muncul akibat kebijakan ekonomi dunia dan globalisasi yang dianut saat ini turut memberikan warna berbeda dengan timbulnya masalah dalam industri MICE seperti perkembangan permintaan terhadap industi MICE itu sendiri. Kebutuhan untuk melakukan berbagai negosiasi, konsolidasi dan berbagai agenda pertemuan semakin meningkat. Peningkatan kebutuhan tersebut pada akhirnya akan menciptakan dampak ekonomi yang signifikan terhadap daerah setempat dengan adanya kunjungan delegasi yang berkecimpung dalam MICE. Seperti diketahui bahwa para peserta MICE adalah anggota asosiasi dan individu yang memiliki integritas dan kapabilitas dalam pengambilan kebijakan, berasal dari kalangan menengah sampai atas dengan perekonomian yang cukup mapan sehingga pembelanjaan yang dikeluarkan lebih besar mencapai tiga sampai empat kali lipat lebih besar dari wisatawan biasa. Rata-rata pengeluaran peserta wisata konvensi misalnya di Indonesia mencapai kurang lebih
7 900US$ per hari (Abdullah, 2009: 5). Kondisi MICE di Indonesia sebelum terjadi krisis pada tahun 1997 mengalami pertumbuhan yang sangat pesat, misalnya pada tahun 1995 tercatat ada 991 kegiatan pertemuan (meeting) yang diikuti oleh 165.572 orang. Namun hal ini menjadi berbeda dengan adanya krisis yang melanda Indonesia (1997) sehingga berdampak pada terpuruknya penurunan wisata konvensi yang tidak lain berdampak pada jumlah wisatawan masuk ke Indonesia termasuk di dalamnya devisa yang diperoleh dari sektor pariwisata menjadi turun. Apabila ditelaah maka untuk segemen wisata konvensi jumlah para wisatawan yang berkunjung ke Indonesia memang masih relatif kecil berdasarkan data tahun 2005 dari total jumlah kunjungan sebesar lima juta orang hanya 67.147 (1.34%) orang dan pada tahun 2006 dari 4.9 juta kunjungan hanya 68.118 (1.38%) orang. Menurut data dari BPS (2007) ternyata kunjungan wisatawan dalam tiga tahun terakhir (2006-2008) cukup signifikan mencapai ratarata 41.23% sementara itu untuk wisatawan yang memiliki tujuan berlibur sebesar 56.49% dan kegiatan lainnya 2.28%. Dengan kondisi ini maka peluang penyelenggaraan pertemuan sangat terkait dengan kebutuhan akan pentingnya waktu untuk berlibur, merayakan sesuatu untuk pemenuhan kebutuhan sosial kemasyarakatan dan juga pendidikan sehingga dunia industri MICE makin dirasakan penting keberadaanya. Hal ini berarti akan mempengaruhi bagaimana data-data penting dari penyelenggaraan pertemuan tersebut tercatat dengan benar serta bagaimana peran dari proses registrasi dilaksanakan juga turut mempengaruhi kualitas penyelenggaraan pertemuan tersebut. Pada intinya penyelenggaraan konferensi dan event sebenarnya dapat dibagi dalam dua kelompok, yaitu: Perusahaan (corporate) dan non-perusahaan (non-corporate). Mengapa
8 demikian? Pembagian ini untuk memberikan pemahaman mengenai tujuan penyelenggaraan dan pasar konferensi serta event dari aspek perusahaan atau bukan perusahaan. Berikut gambar yang menjelaskan hal tersebut. Gambar-2.1 Pasar Konferensi dan Event Sumber: Abudllah, 2009: hal. 11 Faktor lain yang menjadi pendorong cepatnya pertumbuhan industri MICE global berdasarkan kebuuthan terkini menurut Spiller dalam Abdullah (2002: 12-13) memberikan informasi sebagai berikut: a. Ekspansi pemerintahan dan semi-pemerintahan, bersama-sama dalam kebutuhan pertgemuan yang semakin meningkat antara sektor publik dan swasta;
9 b. Pertumbuhan perusahaan multinasional dan lembaga-lembaga pannational yang membutuhkan lebih banyak pertemuan yang sifatnya interdepartemental dan interregional; c. Perkembangan kebutuhan asosiasi, perusahaan-perusahaan, kelompok-kelompok profesional dan kelompok penekan (presure groups); d. Perubahan dalam teknik penjualan (sales) yang menggunakan event peluncuran (product launches) dan promosi penjualan (sales promotion); e. Meningkatnya kebutuhan akan pentingnya informasi dan metode yang selalu di-update dalam kaitanya dengan pelatihan manajemen (management training), keberlanjutan pengembangan profesionalitas dan kehadiran dalam pertemuan ad hoc maupun yang terjadwal (ad hoc or scheduled meetings); f. Kebutuhan akan spesialisasi subjek-sebuah konferensi memungkinkan seorang ahli untuk menyampaikan informasi kepada sejumlah besar orang; g. Permintaan akan asuransi kesehatan yang memperkenalkan pusat konferensi eksekutif dalam upaya kerja keras harus dimasukkan ke dalam paket yang terintegrasi. Lebih jauh dijelaskan bahwa kebijakan pemerintah dalam mendukung industri MICE di Indonesia adalah dengan menetapkan 10 kota utama dan 3 kota potensi tujuan MICE di Indonesia. Adapun ke-sepeluh kota utama tersebut adalah: Padang/Bukit Tinggi, Medan, Batam, Jakarta, Bandung, Yogyakarta, Surabaya, Bali, Makasar dan Manado. Sedangkan tiga kota potensial adalah Palembang, Lombok dan Balikpapan. Pemerintah sangat mendukung tidak hanya kota-kota tersebut yang dijadikan kota utama dan potensi wisata, akan tetapi daerah lain pun diberikan kesempatan untuk
10 mengembangkan potensi lokalnya menjadi tempat wisata yang mampu menyelenggarakan kegiatan MICE untuk skala nasional ataupun internasional. 2.2 Tujuan Pembelajaran Khusus Setelah mempelajari materi ini mahasiswa mampu: 1. Menjelaskan pengertian registrasi dalam MICE dengan baik sesuai standar MICE 2. Menjelaskan jenis registrasi dalam MICE dengan benar sesuai standar MICE 3. Menjelaskan persiapan registrasi dalam MICE dengan baik sesuai standar MICE 2.3 Kegiatan Belajar 2.3.1 Registrasi Di Indonesia, industri konferensi dan event sudah mulai berkembang sejak tahun 1990-an meskipun Indonesia telah sejak lama dikenal sebagai tempat penyelenggaraan pertemuan tidak hanya untuk tataran domestic/nasional seperti kongres pemuda yang melahirkan “Sumpah Pemuda”, kongres bahasa, akan tetapi juga pertemuan yang bersifat intgernasional yang melibatkan adanya negara lain dalam pertemuan tersebut. Tengok saja pertemuan Linggarjati, Pertemuan Renville telah dilakukan ketika negara Indonesia mempersiapkan hari kemerdekaannya, kemudian Konferensi Asia-Afrika pada tahun 1995 yang melegenda tersebut telah melahirkan “Dasa Sila Bandung” yang secara tidak langsung telah mendongkrak prestasi sekaligus kebanggaan bangsa Indonesia sebagai salah satu pelopor lahirnya konferensi AA, disusul dengan pertemuan internasional dalam bidang keolahragaan dengan diselenggarakannya Asian Games pada tahun 1962 di Jakarta.
11 Jika merunut pada tahun 1990-an sampai tahun 2000-an juga telah lahir pertemuan tingkat internasional yang dilakukan di Indonesia seperti Jakarta Informal Meeting, APEC, SEA Games dan kegiatan lainnya. Perkembangan industri konferensi dan event di Indonesia menjadi sangat terbuka peluangnya dengan lahirnya Kepmen Parpostel Nomor: 108/HM.703/MPPT-91 mengenai Usaha Jasa Konvensi, Perjalanan Insentif dan Pameran dan SK Dirjen Pariwisata Nomor: Kep-06/U/IV/1992 sebagai tindak lanjut dari UU No. 9 Tahun 1990 mengenai Kepariwisataan yang antara lain menyebutkan bahwa penanganan wisata konvensi/konferensi hanya dapat dilakukan oleh perusahaan yang memiliki ijin khusus dalam menangani “Usaha JasaKonvensi, Perjalanan Insentif, danPameran”. Biro konvensi pertama yang lahir di Indonesia tahun 1993 adalah Biro Konvensi Jakarta, kemudian disusul INCCA tahun 1998. Pusat konvensi pertama berdiri di Jakarta dan Kemayoran tahun 1980-an yaitu Jakarta Hilton Convention Center (JHCC), kemudian diikuti dengan berdirinya convention center di Bali, Bandung, Batam dan Medan. Kegiatan besar yang berlangsung di Indonesia baik yang menyangkut konferensi maupun event lainnya berkembang karena adanya dukungan yang berasal dari pemerintah, masyarakat dan industriMICE/dunia usaha sehingga ditetapkan adanya 10 destination atau tujuan wisata MICE di Indonesia, yaitu: Jakarta, Bali, Medan, Surabaya, Bandung, Yogjakarta, Padang, Batam, Manado dan Makasar (Abdullah, 2009). Dengan adanya UU No. 10 Tahun 2009 mengenai kepariwisataan diharapkan memberikan dukungan besar bagi kemajuan industri MICE terutama terhadap tiga pengembangan tujuan daerah wisata dan infrastruktur, pemasaran, pengembangan produk termasuk kelembagaan di tingkat pemerintahan, dunia usaha dan masyarakat. Registrasi yang dilakukan dimulai pada saat
12 persiapan, pelaksanaan dan setelah kegiatan selesai . 2.3.1.1 Pengertian Registrasi Proses registrasi dalam industri pariwisata khususnya berkaitan dengan MICE (meeting, incentive, conference/econvention, exhibition) merupakan sebuah proses awal yang harus dilaksanakan untuk keberhasilan suatu kegiatan. Dalam proses registrasi akan melibatkan pihak atau unsur yang berkepentingan dengan penyelenggaraan acara kegiatan baik yang bersifat formal ataupun informal. Proses registrasi bertujuan bagaimana peserta kegiatan melakukan pendaftaran ataupun pemesanan terhadap acara yang akan dihadirinya. Oleh karena itu menjadi penting memahami apa yang disebut dengan registrasi. Registrasi berasal dari bahasa Inggris yaitu registration. “Registration (music) is the sound property resulting from a combination of organ stops used to perform a particular piece of music; the technique of selecting and adjusting organ stops.”. “ Registration is the body of people (such as students) who register or enroll at the same time”. Registrasi berasal dari kata registration yang menurut Oxford dictionary : ”The action or process of registering or of being registered”. Di samping itu registrasi menurut Mc Cabe (1994 : 278) registrasi adalah:” When the venue has set up all the requirement for the conference or meetings, regardless of size, it then has to wait for the arrival of the delegates. Once the delegates arrive at the venue, their primary take is to register with the organizers”. 2.3.1.2 Tujuan Registrasi Adapun yang menjadi tujuan dilaksanakannya registrasi adalah: a. Menyusun bahan/material dan perlengkapan peralatan yang digunakan untuk pelaksanaan sebuah acara. Contohnya:
13 komputer, furniture, signage, daftar peserta, bahan acara. b. Mempersiapkan tempat penyelenggaraan acara c. Menjadi langkah awal bagi peserta untuk mengikuti seluruh proses rangkaian acara kegiatan dimana semua pihak yang terlibat akan mengetahui aliran atau rangakaian kegiatan mulai dari awal sampai akhir acara tersebut. 2.3.1.3 Prinsip Registrasi Prinsip registrasi yang paling mendasar harus diketahui dalam mewujudkan kesuksesan suatu acara kegiatan adalah dengan memperhatikan faktor-faktor berikut: a. Setiap orang yang telah terdaftar adalah peserta baik perorangan maupun kelompok yang harus diberikan prioritas pelayanan dengan baik b. Semua staf yang memberikan pelayanan harus memiliki informasi yang baik dan menyeluruh mengenai acara kegiatan yang akan dilaksanakan c. Untuk memudahkan pelaksanaan acara dapat ditunjuk sebuah Profesional Conference Organisation (PCO) yang bertugas menangani acara yang akan dilaksanakan dimana melibatkan banyak peserta serta biaya yang besar 2.3.1.4 Persiapan Registrasi Untuk mengawali kegiatan maka tahap persiapan menjadi dasar awal sukses tidaknya acara yang akan dilaksanakan. Adapun persiapan bahan dan peralatan yang harus dilakukan adalah sebagai berikut: a. Daftar peserta/Delegation lists: yaitu daftar hadir peserta yang telah terdaftar untuk mengikuti acara tersebut baik melakukan pendaftaran pada saat acara dimulai atau sebelum acara dilaksanakan
14 b. Kartu identitas diri peserta/Name Tags yang memuat informasi mengenai nama, asal tempat bekerja/perusahaan dan nomor urut keberapa dalam melakukan pendaftaran peserta c. Stationery adalah peralatan dan bahan alat tulis kantor yang akan digunakan oleh para peserta ketika melakukan pendaftaran d. Bahan lain seperti materi acara, materi pembicara (jika seminar/ diklat) e. Bahan atau produk dari sponsor yangmembantu terselenggaranya acara tersebut f. Komputer untuk membantu mempermudah proses pendaftaran dan pembayaran g. Mesin yang digunakan untuk pembayaran dengan cara credit card h. Signage yang merupakan tanda atau informasi bagi pihak yang terlibat dalam pelaksanaan acara seperti: papan informasi yang ditulis dan ditempelkan pada kuris, pintu atau ruangan yang mudah dilihat oleh peserta acara i. Mesin Photocopy untuk menggandakan bahan/materi yang dibutuhkan oleh pihak penyelenggara dan peserta acara j. Bahan promosi lainnya/promotional material biasanya digunakan sebagai timbal balik promosi yang diberikan pihak penyelenggara dengan pihak sponsor kepada peserta acara tersebut. Contohnya: brosur, pamflet, dan striker, sample product dll. 2.3.1.5 Jenis Registrasi Jenis registrasi dapat dibedakan menjadi dua macam, yaitu: a. On-Site Registration On-Site Registration adalah registrasi yang dilakukan pada saat acara berlangsung atau datang langsung ke tempat acara diselenggarakan.
15 Menurut Carey (1999: 181) On-Site Registration adalah: “The time taken to process on delegate can be as little as two minutes if form have been filled in beforehand, otherwise the procedure can take ten minutes. There are several techniques to process large number of people swiftly and painlessly: a. Stagger coach arrivals so that no more than 50 delegates arrive simultaneously; b. Disspate the irritation of waiting by employing entertainment and offering like refreshment in the registration areas; c. Use a computerized form of scanning and badge production; d. Set up a ‘troubleshooting’ desk for any individual registration that is problematical; e. Provide alphabetised booths for registration and for collecting materials; f. Provide special desk for credit card payments; g. Provide separate desk or booths for the media, board remembers, speakers and VIP’s; h. Provide other services in the registration area, such as many exchance, dinner ticket sales, and souvenir sales. Sedangkan hal-hal yang harus dipersiapkan dalam melayani On-Site Registration adalah: 1) Meja untuk registrasi 2) Staf yang profesional dalam melayani peserta registrasi 3) Komputer dan printer 4) Mesin untuk pembayaran secara cash atau credit (Master Card, Visa Card atau ATM lainnya) 5) Ruang untuk pusat informasi 6) Formulir registrasi 7) Mendesain sistem registrasi
16 8) Data yang terbaru mengenai peserta yang akan hadir dalam 9) Mencocokan data yang sudah dimiliki dengan peserta yang melakukan registrasi Persiapan yang harus dilakukan menurut Dotson (1995: 177-178) adalah: 1. Site Requirements: Menentukan area yang mudah untuk dilihat oleh peserta yang akan registrasi. 2. Determine Activities: Menentukan job desk dari setiap staff yang ditempatkan 3. Design Floor Plan: Membuat floor plan area registrasi, dan sebaiknya floor plan harus memperhatikan alur keluar masuk peserta 4. Procedures: Harus ada prosedur untuk setiap staff yang ada, sehingga staff tersebut dapat menyelesaikan sendiri pekerjaannya 5. Staffing Requirements: Menentukan jumlah staff yang dibutuhkan untuk registrasi 6. Supplies: Dibutuhkan peralatan untuk staff dan kebutuhan yang akan diberikan kepada peserta, dan sebaiknya kebutuhan tersebut sudah ada sebelum kegiatan berjalan 7. Cash Control: Diharuskan menerapkan manajemen keuangan sehingga tidak akan terjadi kekeliruan atau kesalahan dalam pembukuan. Dan sebaiknya pergunakan kuitansi rangkap sehingga dapat diberikan kepada peserta dan penyelenggara. Pada saat melakukan on-site registration, pihak organizer harus bisa mempersiapkan berbagai kebutuhan dan tenaga ahli untuk mendukung kelancaran proses registrasi karena pada saat pelaksanaan on-site registration, hal ini ditujukan untuk meminimalisir waktu registrasi per masing-masing peserta agar tidak terjadi tumpukan
17 peserta dan kemacetan pada saat melakukan proses registrasi. Demikian yang telah dipaparkan di atas ada beberapa teknik yang dapat digunakan untuk melakukan on-site registration diantaranya adalah sediakan selang waktu kedatangan peserta yang satu dengan peserta lainnya hal ini bertujuan untuk menghindari kemacetan, sediakan hiburan di area registrasi untuk mengurangi kebosanan peserta saat melakukan proses registrasi, gunakan sistem komputer untuk proses registrasi, dan sediakan meja-meja tertentu seperti meja untuk pembayaran, pelayanana keluhan, untuk media, tamu VIP, dan lain sebagainya sesuai dengan kebutuhan. Dalam proses on-site registration juga dibutuhkan manajer yang bertanggung jawab dalam penyambutan dan registrasi peserta, hal ini berguna untuk memberikan kenyamanan dan kesan yang baik pada peserta terhadap event yang akan dilaksanakan. Registrasi secara on-site pun memiliki banyak kekurangan dan kelebihan bahkan sering pula terjadi kesalahan-kesalahan pada saat proses registrasi. Oleh sebab itu diperlukan pengetahuan terhadap proses registrasi tersebut maupun soft skill dari seorang staff registrasi. Hal ini sangat diperhatikan mengingat staff registrasi merupakan orang-orang yang berada di barisan depan suatu kegiatan atau event. Sedangkan kelemahan dari penyelenggaraan on-site registration adalah: a) Staf registrasi tidak memiliki data-data peserta yang sudah melakukan pembayaran b) Staf registrasi tidak memiliki data-data perkiraan peserta yang datang (untuk event yang bersifat formal) c) Alur masuk untuk peserta yang sering berubah-ubah membuat kesulitan staf registrasi apabila peserta datang secara bersamaan sehingga terjadi penumpukan peserta
18 d) Staf registrasi dengan jumlah peserta tidak memadai sehingga terjadi penumpukan peserta registrasi e) Kesalahan pencatatan data saat registrasi on site dikarnakan terburu-buru oleh waktu dan jumlah peserta yang datang semakin banyak b. On-Line Registration On-Line Registration adalah registsrasi yang dilakukan melalui media internet atau website yang sudah ditunjuk oleh penyelenggara. Sedangkan hal-hal yang harus dipersiapkan dalam melayani OnLine Registration adalah: 1) Ciptakan tempat yang aman untuk On-Line Registration 2) Buatlah Website yang aman untuk On-Line registration jika tidak bekerjsama dengan perusahaan yang bergerak dalam bidang teknologi informasi khususnya pembuatan website 3) Buatlah penawaran kerjasama dengan website yang sudah ada dan dapat dipercaya apabila ingin menghemat biaya pembuatan website 4) Menangani kegiatan registrasi dalam waktu 24 jam 5) Apabila peserta sudah mendaftar maka pastikan dikonfirmasikan kembali kehadirannya sebelum acara diselenggarakan 6) Mencetak nama peserta atau pembicara/pengisi acara yang akan hadir 7) Mencetak bahan/material lainnya seperti: tiket/formulir acara, sertifikat, petunjuk informasi/signage 8) Memiliki database mengenai peserta atau pembicara/pengisi acara yang akurat/updates data 9) Menyiapkan daftar khusus untuk peserta undangan berikut kebutuhan lainnya 10) Peraturan mengenai proses pembayaran denda bagi yang
19 terlambat membayar atau pengembalian biaya jika peserta batal hadir 11) Menawarkan bantuan informasi lainnya yang diperlukan peserta sehingga merasa nyaman dan aman On-line registration adalah sebuah proses registrasi atau pendaftaran yang dilakukan melalui media internet atau website yang telah ditunjuk oleh panitia penyelenggara. Pada on-line registration alat yangdigunakanmasihberupamesin faxdanemail saja. Jadi proses registrasi dapat dilakukan melalui pengiriman fax atau email. Hal ini terlihat sangat sederhana dan mudah. Dalam proses ini organizer dapar melakukan penarikan atas registration fees. Biasanya pihak organizer mengirimkan formulir registrasi beserta materi promosi suatu event kepada calon peserta mereka, baik melalui fax, email, atau pos. Dalam online registration para calon peserta harus mengisi formulir yang telah dikirim oleh organizer untuk dikirim kembali kepada pihak organizer sebagai bukti pendaftaran keikutsertaan. Saat ini telah banyak berkembang cara membuat formulir pendaftaran secara online menggunakan Google Forms. Berikut tahapan yang biasanya dilakukan untuk Google Forms, yaitu: (tirto. id, diakses Agustus 2021). a) Mengatur format dokumen pada forms.google.com b) Edit format dokumen baru c) Mengirimkan link pendaftaran yang akan diunggah Hal-hal yang harus dipersiapkan dalam melayani On-Line Registration adalah : a) Ciptakan tempat yang aman untuk On-Line Registration b) Buatlah Website yang aman untuk On-Line Registration jika tidak bekerjasama dengan perusahaan yang bergerak dalam bidang teknologi
20 c) Menangani kegiatan registrasi dalam waktu 24 jam d) Apabila peserta sudah mendaftar maka pastikan dikonfirmasikan kembali kehadirannya sebelum acara diselenggarakan e) Mencetak nama peserta atau pembicara/pengisi acara yang akan hadir f) Mencetak bahan/material lainnya seperti: tiket/formulir acara, sertifikat, petunjuk informasi/signage g) Memiliki database mengenai peserta atau pembicara/pengisi acara yang akurat/updates data h) Menyiapkan daftar khusus untuk peserta undangan berikut kebutuhan lainnya i) Peraturan mengenai proses pembayaran denda bagi yang terlambat membayar atau pengembalian biaya jika peserta batal hadir j) Menawarkan bantuan informasi lainnya yang diperlukan peserta sehingga merasa nyaman dan aman Sedangkan kelemahan registrasi on-line adalah tidak diragukan lagi mengingat registrasi on-line merupakan alternatif yang mudah dalam pengaksesan layanan perkembangan di bidang MICE terutama dalam event internasional. On-Line registration banyak dipilih karena akan memudahkan dan menghemat biaya dan waktu. Namun saat ini masih banyak kendala yang dihadapi dalam menerapkan program belajar jarak jauh ini. Kendala-kendala tersebut terutama berkaitan dengan penggunaan internet baik dari segi fasilitas maupun ketersediaan sumber daya manusia dan sumber informasi. Beberapa permasalahan yang dihadapi yaitu : a) Belum semua orang mengerti menggunakan internet b) Gangguan layanan on-line ketika pengaksesan registrasi
21 c) Pengguna tidak tahu apakah mereka dapat mempercayakan informasi pribadi mereka kepada web tersebut, jadi mereka ragu untuk melakukan registrasi online Contoh flow chart tahapan persiapan online registration. Gambar 2-2. On-line Registration Sumber: dari berbagai contoh flowchart, 2021 Seperti yang telah dibahas sebelumnya bahwa persiapan Onsite registration dengan On-line registration tidakberbeda jauh, hanya perbedaannya terletak pada persiapan Layout registration sebelum pelaksanaan on-site registration. Persiapan layout registration
22 diperlukan agar exhibitori merasa nyaman saat melakukan registrasi dengan cara onsite. Peralatan dan perlengkapan yang dipersiapkan untuk on-site registration adalah sebagai berikut : a) Mempersiapkan formulir pendaftaran, berbeda dengan online registration yang mempersiapkan formulir pendaftaran yang sudah ditulis dengan format yang benar, untuk onsite registration hanya mempersiapkan formulir pendaftaran yang kosong saja untuk langsung diisi oleh exhibitor. b) Mempersiapkan alat-alat tulis kantor baik kertas, pensil, pulpen, tipe-ex, stabilo, materai dan penghapus. Alat-alat tersebut digunakan untuk mencatat segala sesuatu yang penting dan berkaitan dengan kebutuhan exhibitor sama seperti pada saat online registration. c) Komputer atau laptop, alat ini dubutuhkan untuk update data exhibitor yang telah memberikan formulir pendaftaran. Gambar 2-3 Sumber: dari berbagai sumber flowchart, 2021
23 Berikut contoh prosedur Pelaksanaan Registrasi Exhibitor kegiatan KSN Expo 2009 dimana pelaksanaan proses on-line registrasi berbeda dengan proses On-site registration. Prosedur pelaksanaan on-line registration itu lebih panjang dibandingkan dengan on-site registration, penjelasan tentang prosedur pelaksanaan tentang prosedur pelaksanaan On-line dan on-site registration adalah sebagai berikut : A. Prosedur pelaksanaan pada On-line registration Pengiriman proposal atau surat penawaran dilakukan lima bulan sebelum pelaksanaan pameran, agar perusahaan dapat lebih mempersiapkan segala sesuatunya terutama mengenai anggaran. Di dalam proposal tersebut juga berisi surat himbauan untuk mengikuti KSN Expo dari Menteri Sosial. Proposal tersebut dikirim ke seluruh Departemen, Provinsi, BUMN, Dinas sosial dan perusahaan swasta yang memiliki program CSR. Contoh Registasi Services untuk Registrasi On-Line yaitu: 1) menetapkan pertemuan on-line pendaftaran sistem dalam lingkungan yang aman. Tuan rumah pertemuan atau situs web menyediakan link pendaftaran ke situs web Anda. 2) Menyiapkan kamera-siap salinan formulir pendaftaran konferensi dan pendaftaran on-line untuk pendaftaran mudah. (Kami akan menyediakan URL yang sesuai jika kita tidak hosting situs.) 3) Masuk ke database setiap pendaftaran muka yang dikirimkan hard copy melalui faks atau surat. 4) Membangun database dan penerimaan cetak, tiket, nametags, dll, untuk pengiriman ke pendaftar di konferensi. 5) Segera memvalidasi biaya kartu kredit dari biaya pendaftaran melalui sistem on-line kami. 6) Akui setiap pendaftaran dalam waktu 24 jam. CMS akan e-mail
24 surat konfirmasi untuk setiap orang yang register on-line. 7) ProseskartukredituntukAmericanExpress,Visa,danMasterCard. CMS akan mencetak kartu nama, tiket acara, dan tanda terima untuk semua peserta terdaftar. 8) CMS akan mengatur untuk lencana untuk menyertakan fitur pemindaian yang memungkinkan untuk pengambilan dipimpin oleh peserta pameran. 9) CMS juga akan membuat database yang akurat dan membuat perubahan yang diperlukan, penambahan, atau koreksi untuk memastikan akurasi untuk kelompok dan peserta tersebut. 10) Mengejar pembayaran biaya pendaftaran dari yang memberikan metode pembayaran tidak valid. 11) Prosespembatalandanpengembalianuangataspersetujuankomite. Menyediakan untuk menjawab telepon dan e-mail pertanyaan tentang status pendaftaran individu. 12) Paket pendaftaran siapkan untuk kedua muka dan berjalan-di pendaftar. 13) Siapkan pendaftaran paket dan lencana para peserta pameran. Contoh registrasi On-Site Registrasi : 1) Mengatur meja registrasi on-situs di properti host, termasuk staf sementara yang diperlukan dan komputer / printer peralatan. 2) Mendirikan sebuah pusat pesan. 3) CMS akan aman peralatan registrasi on-site dan merancang suatu sistem di mana peserta dapat mendaftarkan diri pada konferensi tersebut, jika diinginkan. 4) Menyediakan pickup on-site untuk pendaftar muka dengan minimal menunggu di-line. 5) Membantu dalam pelatihan staf pendaftaran lokal dan asisten relawan untuk pickup di tempat bahan pendaftaran terlebih
25 dahulu. 6) Mengatur perbankan di tempat. 7) CMS akan memberikan yang akurat, data registrasi saat ini atas permintaan Ketua Umum dan / atau Ketua Pendaftaran. 8) Mengkompilasi daftar semua pendaftar cocok untuk: a) posting di konferensi, dan / atau b) penyebarluasan kepada peserta. 2.3.1.6 Jenis Peserta Registrasi Jenis peserta registrasi dibedakan menjadi beberapa jenis, yaitu: a. Peserta yang melakukan registrasi secara individu; b. Peserta yang melakukan registrasi secara kelompok; c. Peserta khusus (VIP, tamu undangan, pembicara atau jurnalis); d. Peserta khusus dari indunstri; e. Peserta khusus dari Asosiasi. Di luar peserta seperti tersebut di atas maka ada juga registrasi khusus untuk panitia dan stafnya. Beberapa faktor yang harus diperhatikan ketika memberikan pelayanan kepada jenis peserta yang disebutkan di atas tentunya berbeda. Berikut hal –hal yang harus diperhatikan untuk peserta yang registrasi secara individu: a. Melakukan registrasi secara sendiri baik mewakili perorangan maupun organisasi/perusahaan/asosiasi/pemerintah; b. Membayar biaya registrasi dan menerima bukti pembayaran; c. Menerima bukti pembayaran (jika On-site registration); d. Mengirimkan bukti pembayaran kepada penyelenggara acara (jika On-Line registration;) e. Mematuhi seluruh peraturan yang diberikan oleh penyelenggara acara; f. Mengingatkan kembali apabila ada pembayaran yang belum diselesaikan;
26 g. Mencetak bahan dan material lainnya yang berhubungan dengan kebutuhan peserta individu dalam acara yang diselenggarakan; h. Berhubungan langsung untuk segala bentuk perubahan, amandemen maupun pembatalan keikutsertaan dalam acara; i. Menerima name tags dan bahan material lainnya pada saat acara berlangsung sesuai dengan nama yang disampaikan kepada penyelenggara acara. Sedangkan untuk yang melakukan registrasi secara kelompok hal –hal yang harus diperhatikan adalah: a. Melakukan registrasi sesuai dengan jumlah banyaknya peserta yang mewakili baik organisasi/perusahaan maupun asosiasi atau pemerintah; b. Membayar biaya registrasi sebanyak jumlah yang didaftarkan; c. Menerima bukti pembayaran dalam satu lembar form isian atau sebanyak jumlah yang didaftarkan (jika On-site registration); d. Mengirimkan bukti pembayaran kepada penyelenggara acara (jika On-Line regsitration) sebanyak jumlah yang didaftarkan; e. Membuat filling khusus perkelompok untuk penyimpanan data registrasi awal; f. Mengingatkan kembali apabila ada pembayaran yang belum diselesaikan; g. Berhubungan langsung untuk segala bentuk perubahan, amandemen maupun pembatalan keikutsertaan dalam acara; h. Mematuhi seluruh peraturan yang diberikan oleh penyelenggara acara; i. Perhatikan jumlah dan nama yang teretera dalam registrasi pendaftaran apakah masih sama atau mengalami perubahan; j. Pastikan ada koordinator kelompok yang ditunjuk untuk mempermudah pelayanan dan bantuan dari penyelenggara acara
27 kepada peserta apabila ada yang diperlukan atau ditanyakan; k. Mencetak bahan dan material lainnya yang berhubungan dengan kebutuhan peserta individu dalam acara yang diselenggarakan; l. Menerima name tags dan bahan material lainnya pada saat acara berlangsung sesuai dengan nama yang ditulis dalam form registsrasi pendaftaran. Sedangkan untuk tamu undangan, VIP baik dari perusahaan, Asosiasi maupun pemerintah maka pelaksanaan registrasi hampir sama dengan peserta individu dan kelompok, akan tetapi yang berbeda adalah tidak dikenakan biaya untuk mengikuti acara. Pelayanan lain untukVIPdan tamu undangan yang harus diperhatikan adalah: a. Meja registrasi khusus; b. Tempat duduk/Seating Arrangement; c. Tempat konsumsi; d. Tata cara protokoler (untuk pejabat dan tamu negara); e. Keamanan sebelum, selama dan sesudah acara berlangsung harus steril dari gangguan yang akan mengacaukan acara; f. Jumlah personil keamanan (untuk VIP). 2.3.1.7 Informasi untuk Preregistration dan On-Site Registration Seperti telah disampaikan pada sub-bab sebelumnya bahwa registrasi merupakan proses dari pengumpulan informasi dan biaya yang harus dibayarkan ketika mengikuti sebuah acara. Data yang dikumpulkan dalam formulir registrasi meliputi nama, gelar/jabatan, pekerjaan, alamat, alamat e-mail, nomor telepon dan fax, kategori keanggotaan, sesi workshop dan social function serta metode pembayaran.
28 Dalam pelaksanaan suatu acara maka data yang dimiliki oleh penyelenggara dapat dijadikan data penting untuk exhibitor apabila acaranya pameran dan kepada media sebagai promosi iklan acara yang akan dilaksanakan. Data pada waktu pre-registration dapat juga membantu perencana acara/ meeting planner untuk mengawasi kebutuhan dari acara khusus atau lokakarya yang bersifat khusus. Selama rapat, data registrasi dapat digunakan sebagai alat promosi untuk menjadi perhatian media dari organisasi penyelenggara, sponsor dan penyelenggara pameran. Setelah rapat maka data registrasi dapat juga digunakan sebagai data terkini dari keanggotaan aosisasi, dan dapat menjadi bagian yang menarik untuk keberhasilan acara yang diselenggarakan. Pre-registration adalah proses pencatatan kehadiran baik minggu, bulanan dari acara yang akan dilaksanakan. Keuntungannya untuk perencana pertemuan adalah menyiapkan informasi mengenai siapa yang akan hadir dalam acara tersebut, kapasitas ruangan yang akan digunakan, dan juga dapat dijadikan patokan bagi pembicara untukmengetahui berapa banyak peserta yang hadir. Pre-registration adalah registrasi yang dilakukan sebelum acara dilaksanakan akan membantu memperpendek antrian dan mengefisiensikan waktu yang ada. Adapun informasi yang ada dalam formulir pre-registration meliputi: a. Nama, alamat dan lokasi dari pertemuan b. Nama dan gelar dari orang yang akan hadir c. Nama perusahaan dan alamatnya d. Nomor telepon, fax dan e-mail e. Kategori pembayaran yang akan dilakukan (anggota, nonanggota, pelajar) f. Registrasi untuk tamu tambahan
29 g. Waktu pembayaran yang dilakukan lebih awal h. Kebijakan dari cara pembayaran (cek, credit card, pembayaran secara elektronik) dan mata uang yang dapat diterima i. Biaya jika terjadi penundaan acara j. Pembayaran jika terjadi pembatalan k. Kebijakan refund l. Informasi mengenai jadwal penerbangan m. Akomodasi yang direkomendasikan n. Reservasi untuk sesi khusus yang merupakan bagian dari acara utama o. Biaya tambahan jika diperlukan Ketika registrasi dilakukan langsung (on-site registration) maka peserta dapat langsung mendatangi meja registrasi untuk melakukan pembayaran serta pengisian data yang dibutuhkan dalam acara tersebut. Apabila peserta membutuhkan tempat untuk menginap (housing) maka ada beberapa cara yang harus menjadi perhatian, yaitu: a. Peserta mengatur sendiri untuk ruangan yang akan digunakan seperti daftar hotel yang tersedia tetapi sponsor dari acara dapat melakukan negosiasi harga b. Jika datang secara kelompok maka dapat dilakukan negosiasi dan minta bantuan perencana pertemuan mengenai tempat yang akan dipilih c. Sponsor pertemuan dapat menghandle seluruh tempat yang akan dijadikan tempat tinggal (housing) serta menggunakan daftar peserta untuk pemakaian ruangan d. Dapat melibatkan pihak ketiga dari perusahaan yang akan menghandle pengaturan tempat.
30 2.3.2 Latihan Jawablah pertanyaan berikut ini dengan singkat dan jelas berdasarkan materi yang telah diberikan sebelumnya. 1. Jelaskan oleh Saudara faktor apakah yang menjadi pendorong terjadinya MICE Global tumbuh dan berkembang secara cepat saat ini? 2. Jelaskan oleh Saudara apa yang menjadi tujuan dari registrasi? 3. Sebutkan dua jenis registrasi yang Saudara ketahui? 4. Sebutkan langkah-langkah di dalam pelayanan registrasi baik untuk individu maupun kelompok? 2.3.3 Tugas Saudara diminta untuk membaca artikel mengenai salah satu kegiatan dari MICE baik yang dilakukan di Indonesia maupun di luar negeri. Tugas Saudara adalah: (a) Identifikasi siapa yang menjadi penyelenggara kegiatan tersebut? (b) Siapa yang diharapkan hadir dalam kegiatan tersebut? (c) Bagaimana konsep registrasi yang dilakukan di dalam penyelenggaraan event tersebut, apakah dilakukan secara on-line atau on-site registration? Tugas ini diberikan waktu satu minggu dan hasilnya harus dikumpulkan untuk didiskusikan pada pertemuan berikutnya. 2.3.4 Evaluasi dan Kunci Jawaban 1. Menurut Spiller dalam Abdullah (2002: 12-13) pertumbuhan MICE Global memberikan informasi sebagai berikut: a. Ekspansi pemerintahan dan semi-pemerintahan, bersamasama dalam kebutuhan pertemuan yang semakin meningkat antara sektor publik dan swasta; b. Pertumbuhanperusahaanmultinasionaldanlembaga-lembaga
31 pannational yang membutuhkan lebih banyak pertemuan yang sifatnya interdepartemental dan interregional; c. Perkembangan kebutuhan asosiasi, perusahaan-perusahaan, kelompok-kelompok profesional dan kelompok penekan (presure groups); d. Perubahan dalam teknik penjualan (sales) yangmenggunakan event peluncuran (product launches) dan promosi penjualan (sales promotion); e. Meningkatnya kebutuhan akan pentingnya informasi dan metode yang selalu di-update dalam kaitanya dengan pelatihan manajemen (management training), keberlanjutan pengembangan profesionalitas dan kehadiran dalam pertemuan ad hoc maupun yang terjadwal (ad hoc or scheduled meetings); f. Kebutuhan akan spesialisasi subjek-sebuah konferensi memungkinkan seorang ahli untuk menyampaikan informasi kepada sejumlah besar orang; g. Permintaan akan asuransi kesehatan yang memperkenalkan pusat konferensi eksekutif dalam upaya kerja keras harus dimasukkan ke dalam paket yang terintegrasi. 2. Tujuan dilaksanakannya registrasi adalah: a. Menyusun bahan/material dan perlengkapan peralatan yang digunakan untuk pelaksanaan sebuah acara. Contohnya: komputer, furniture, signage, daftar peserta, bahan acara. b. Mempersiapkan tempat penyelenggaraan acara c. Menjadi langkah awal bagi peserta untuk mengikuti seluruh proses rangkaian acara kegiatan dimana semua pihak yang terlibat akan mengetahui aliran atau rangkaian kegiatan mulai dari awal sampai akhir acara tersebut.
32 3. Jenis registrasi ada dua, yaitu dengan on-line registration dan on-site registration. On-Site Registration adalah registrasi yang dilakukan pada saat acara berlangsung atau datang langsung ke tempat acara diselenggarakan sedangkan On-line registration adalah registrasi yang dilakukan melalui website dari kegiatan yang dilaksanakan. 4. Registrasi yang dilakukan secara individu: a. Melakukan registrasi secara sendiri baikmewakili perorangan maupun organisasi/perusahaan/asosiasi/pemerintah; b. Membayar biaya registrasi dan menerima bukti pembayaran; c. Menerima bukti pembayaran (jika On-site registration); d. Mengirimkan bukti pembayaran kepada penyelenggara acara (jika On-Line registration;) e. Mematuhi seluruh peraturan yang diberikan oleh penyelenggara acara; f. Mengingatkan kembali apabila ada pembayaran yang belum diselesaikan; g. Mencetak bahan dan material lainnya yang berhubungan dengan kebutuhan peserta individu dalam acara yang diselenggarakan; h. Berhubungan langsung untuk segala bentuk perubahan, amandemen maupun pembatalan keikutsertaan dalam acara; i. Menerima name tags dan bahan material lainnya pada saat acara berlangsung sesuai dengan nama yang disampaikan kepada penyelenggara acara. Sedangkan untuk yang melakukan registrasi secara kelompok hal – hal yang harus diperhatikan adalah: a. Melakukan registrasi sesuai dengan jumlah banyaknya peserta yang mewakili baik organisasi/perusahaan maupun
RkJQdWJsaXNoZXIy MTM3NDc5MQ==