28 Dalam pelaksanaan suatu acara maka data yang dimiliki oleh penyelenggara dapat dijadikan data penting untuk exhibitor apabila acaranya pameran dan kepada media sebagai promosi iklan acara yang akan dilaksanakan. Data pada waktu pre-registration dapat juga membantu perencana acara/ meeting planner untuk mengawasi kebutuhan dari acara khusus atau lokakarya yang bersifat khusus. Selama rapat, data registrasi dapat digunakan sebagai alat promosi untuk menjadi perhatian media dari organisasi penyelenggara, sponsor dan penyelenggara pameran. Setelah rapat maka data registrasi dapat juga digunakan sebagai data terkini dari keanggotaan aosisasi, dan dapat menjadi bagian yang menarik untuk keberhasilan acara yang diselenggarakan. Pre-registration adalah proses pencatatan kehadiran baik minggu, bulanan dari acara yang akan dilaksanakan. Keuntungannya untuk perencana pertemuan adalah menyiapkan informasi mengenai siapa yang akan hadir dalam acara tersebut, kapasitas ruangan yang akan digunakan, dan juga dapat dijadikan patokan bagi pembicara untukmengetahui berapa banyak peserta yang hadir. Pre-registration adalah registrasi yang dilakukan sebelum acara dilaksanakan akan membantu memperpendek antrian dan mengefisiensikan waktu yang ada. Adapun informasi yang ada dalam formulir pre-registration meliputi: a. Nama, alamat dan lokasi dari pertemuan b. Nama dan gelar dari orang yang akan hadir c. Nama perusahaan dan alamatnya d. Nomor telepon, fax dan e-mail e. Kategori pembayaran yang akan dilakukan (anggota, nonanggota, pelajar) f. Registrasi untuk tamu tambahan
RkJQdWJsaXNoZXIy MTM3NDc5MQ==