i
ii
iii MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI Rizki Elisa Nalawati
iv
v MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI
vi Hak Cipta Sanksi Pelanggaran Pasal 113 Undang-undang Nomor 28 Tahun 2014 Tentang Hak Cipta • Setiap Orang yang dengan tanpa hak melakukan pelanggaran hak ekonomi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf i untuk Penggunaan Secara Komersial dipidana dengan pidana penjara paling lama 1 (satu) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp. 100.000.000,00 (seratus juta rupiah). • Setiap Orang yang dengan tanpa hak dan/atau tanpa izin Pencipta atau pemegang Hak Cipta melakukan pelanggaran hak ekonomi Pencipta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf c, huruf d, huruf f, dan/atau huruf h untuk Penggunaan Secara Komersial dipidana dengan pidana penjara paling lama 3 (tiga) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp. 500.000.000,00 (lima ratus juta rupiah). • Setiap Orang yang dengan tanpa hak dan/ a tau tanpa izin Pencipta atau pemegang Hak Cipta melakukan pelanggaran hak ekonomi Pencipta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 9 ayat (1) huruf a, huruf b, huruf e, dan/atau huruf g untuk Penggunaan Secara Komersial dipidana dengan pidana penjara paling lama 4 (empat) tahun dan/ a tau pidana denda paling banyak Rp. 1.000.000.000,00 (satu miliar rupiah). • Setiap Orang yang memenuhi unsur sebagaimana dimaksud pada ayat (3) yang dilakukan dalam bentuk pembajakan, dipidana dengan pidana penjara paling lama 10 (sepuluh) tahun dan/atau pidana denda paling banyak Rp4.000.000.000,00 (empat miliar rupiah).
vii MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI Rizki Elisa Nalawati Penerbit PNJ Press Anggota APPTI No: 001.004.1.06.2018
viii MANAJEMEN PROYEK TEKNOLOGI INFORMASI Rizki Elisa Nalawati Editor Nunung Martina, Arliandy Pratama Desain Sampul & Tata Letak Dimas Surya Perdana Penerbit PNJ Press Gedung Q, Politeknik Negeri Jakarta, Jl. G.A. Siwabessy, Kampus Baru UI, Depok Cetakan Pertama, November 2021 ISBN : 978-623-7342-97-7 Hak Cipta Dilindungi Oleh Undang-Undang Dilarang mengutip atau memperbanyak sebagian atau seluruh isi buku ini tanpa izin tertulis dari penerbit.
ix PRAKATA Manajemen Proyek Teknologi Informasi merupakan topik bahasan yang banyak dipakai dalam proyek-proyek perangkat lunak di tengah era globalisasi pada zaman ini. Ilmu dalam pengelolaan proyek wajib dimiliki oleh setiap orang yang berkecimpung dalam dunia TI. Pengetahuan, perangkat maupun sistem pengelolaan juga harus terampil dimiliki, untuk mendukung keberhasil proyek teknologi informasi. Proyek yang dikerjakan tanpa perencanaan dan kontrol yang jelas mengakibatkan kegagalan proyek yang harus segera dihindari dan ditangani. Buku ini merupakaan bahan ajar tentangmanajemen proyek teknologi informasi dimana membahas hal-hal dasar yang dimiliki oleh seorang manajer proyek TI dalam merencanakan sampai mengelola proyek. Dalam buku ini juga dibahas bagaimana melakukan pengelolaan lingkup sampai dengan penutupan proyek dibantu dengan dengan perangkat lunak penunjang yang biasa dipakai dalam manajemen proyek TI Dalam penulisan buku cetakan ke 1 ini tentunya tidak luput dari kekurangan. Oleh secara terbuka kami mengucapkan terima kasih apabila terdapat kritik dan saran untuk kesempurnaan buku ini. Akhirnya semoga buku ini bemanfaat Depok, April 2021 Penyusun
x “Terkasih dan Tersayang Untuk Kedua Orang Tuaku Papah Subalinoto dan Mamah Dewi Suhariswati Suamiku Mahyu Danil Kedua anakku Keenan dan Kaneishia”
xi DAFTAR ISI PRAKATA DAFTAR ISI DAFTAR GAMBAR DAFTAR TABEL TINJAUAN MATAKULIAH BAB 1. PENGENALAN MANAJEMEN PROYEK TI BAB 2. GENESIS PROYEK BAB 3. FEASIBILITY PLAN BAB 4. Work Breakdown Structure (WBS) BAB 5. PERANGKAT LUNAK MANAJEMEN PROYEK BAB 6. Project Network Diagram (PND) BAB 7. Manajemen Biaya Proyek BAB 8. Manajemen Risiko Proyek BAB 9. Manajemen Kualitas Proyek Bibliografi Biografi Penulis ix xii xiii xiv xv 1 19 45 65 83 113 121 127 131 133 134
xii DAFTAR GAMBAR Gambar 1. Project Constraint Gambar 2. Kerangka Manajemen Proyek Gambar 3. Three Sphare Model Gambar 4. Model waterfall dan spiral Gambar 5. Proses Manajemen Proyek Gambar 6. Template Project Charter Gambar 7. Manajemen Lingkup Gambar 8. Contoh WBS Gambar 9. Work Package Gambar 10. Work Package dan Work Breakdown Structure Gambar 11. Perencanaan aktivitas menggunakan Gantt Chart Gambar 12. Contoh diagram AON Gambar 13. P6 PPPM Gambar 14. Contoh EPS Gambar 15. Tampilan Awal Primavera P6 Gambar 16. Tampilan menu utama Gambar 17. Fitur Tracking Gambar 18. Fitur Primavera P6 Gambar 19. Fitur Open Project Gambar 20. Pilihan Project Pada EPS Gambar 21. Area Jendela Yang Dibuka Gambar 22. Fitur Open Project Gambar 23. Fitur Tab Group Gambar 24. Toolbar yang sering digunakan Gambar 25. Melihat toolbar aktif Gambar 26. Tampilan Awal Membuka P6 10 19 22 29 32 42 56 60 68 68 79 81 84 85 88 88 89 90 92 93 94 95 96 98 99 100
xiii Gambar 27. Pemilihan Label EPS untuk Project Baru Gambar 28. Jendela Kerja P6 Gambar 29. Tampilan Detal Proyek Gambar 30. Aktivitas WBS Gambar 31. Pembuatan WBS Gambar 32. Komponen aktivitas pada WBS Gambar 33. Proses Penambahan Aktivitas di WBS Gambar 34. Jendela Penambahan Aktivitas WBS Gambar 35. Tampilan Utama WBS yang Telah DIbuat Gambar 36. Contoh pendefinisian Aktivitas Gambar 37. Pendefinisian Jaringan AON Gambar 38. Hubungan Finish to Start Gambar 39. Hubungan Start to Start Gambar 40. Hubungan finish to finish Gambar 41. Model Hubungan Start to Finish Gambar 42. Finish to Start With Lag Gambar 43. Hubungan start to start with lag 101 102 103 104 105 106 109 110 110 115 115 117 117 118 118 119 120
xiv DAFTAR TABEL Tabel 1. Contoh Alasan Proyek TI Mengalami Kegagalan Tabel 2. Kebutuhan Area Pengetahuan Tabel 3. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan proyek Tabel 4. Isu Biaya Proyek 11 13 17 50
xv TINJAUAN MATAKULIAH Buku ini bertujuan untuk membahas pengelolaan proyek di bidang Teknologi Informasi menggunakan Primavera P6. Pengelolaan manajemen proyek teknologi informasi berbeda dengan pengelolaan proyek dibidang lainya. Disini dijelaskan unsur-unsur pendekatan terhadap keberhasilan proyek TI. Selain itu, penggunaan Primavera P6 yang merupakan salah satu produk Oracle ini dapat dijadikan alternatif perangkat untuk mengelola proyek TI. Hasil yang diharapkan ketika mahasiswa telah mempraktekkna pengelolaan Proyek TI menggunakan Primavera P6 adalah dapat melakukan manajemen Proyek TI sesaui dengan kaidah Genesis Proyek TI Sehingga dengan mempelajari materi pada buku dapat membantu capaian Program Studi D4 Teknik Informatika dan Komputer dalam hal kemampuan adaptasi teknologi terkini dalam pengembangan perangkat lunak dan kemampuan dalam pengelolaan pengembangan sistem berbasis web dengan memanfaatkan metode pengembangan web yang sesuai dengan perkembangan teknologi serta menghasilkan sistem sesuai dengan kebutuhan. Buku ini terdiri dari 10 bab dimana pada Bab 1 menjelaskan kaidag genesis manajemen proyek, bab 2 menjelaskan metodemetode dalam pengembangan proyek TI, Bab 3 menjelaskan terkait penilaian kelayakan proyek. BAB 4 menjelaskan Work Breakdown Structure. Bab 5 menjelaskan perangkat lunak yang mendukung pengelolaan proyek, Bab 6 memahami meode-metode dalam project network, BAB 7 membahas tekait estimsi biaya proyek, Bab 8 membahas risiko proyek, bab 9 membahas kuaitas proyek dan bab 10 implementasi genesis proyek.
xvi Konsep dan Tujuan Manajemen Proyek Teknologi Informasi Setelah mempelajari bab ini, anda diharapkan mampu : 1. Memahami konsep manajemen proyek teknologi informasi 2. Dapat mendefinisikan tujuan proyek teknologi informasi 3. Menjelaskan karakteristik proyek teknologi informasi
xvii TAHUKAH KALIAN? Gartner telah melakukan penelitian terhadap pengembangan proyek teknologi informasi di United State dan mensimpulkan bah 75% proyek TI mengalami kegagalan Lalu bagaimana proyek TI di Indonesia? Study dari Standish Group menyatakan bahwa industri proyek TI di US telah melakukan pembatalan sebesaar 31%dan 51% nya dikhawatirkan akan dibatalkan juga Lalu bagaimana dengan industri proye TI di Indonesia?
xviii
1 BAB 1 PENGENALAN MANAJEMEN PROYEK TI Teknologi informasi telah menjadi tolok ukur perkembangan peradaban manusia di era digital. Banyak orang dan organisasi telah secara serius peduli dengan keberadaan teknologi informasi. Teknologi Informasi menjadi aspek investasi bagi perusahaan. Teknologi menjadi faktor yang crusial pada banyak sektor bisnis. Perangkat keras, perangkat lunak, jaringan telah banyak merubah lingkungan kerja. Ketika organisasi membangun atau mengimplemntasikan produk layanan teknologi informasi baru dibutuhkan komitmen terhadap waktu, biaya serta sumber daya pada proyek tersebut dengan ekspektasi bahwa nilai invetasi akan kembali pada kemudian hari. Seperti ekspektasi investor bahwa pengembalian investasi akan membuka peluang peningkatan keuntungan dengan menekan risiko serta meningkatkan peluang. A. Konsep Manajemen Proyek Teknologi Informasi Untuk membahas manajemen proyek, sangat penting untuk memahami konsep dari proyek. Sebuah proyek merupakan aktivitas yang dilakukan pada kurun waktu tertentu untuk menghasilkan sebuah produk ataupun layanan guna memenuhi tujuan tertentu. Sedangkan kegiatan operasional merupakan pekerjaan yang dilakukan dalam organisasi untuk menopang atau mengeksekusi proses bisnis. Kegiatan ini berfokus pada produksi barang dan jasa
2 yang sedang berlangsung. Proyek berbeda dengan kegiatan operasaional dimana proyek akan berakhir ketika tujuan pelaksaan proyek telah tercapai atau proyek telah dihentikan. Dalam pengelolaan proyek IT sangat berbeda dengan pengelolaan proyek proyek pada umumnya. Dikarenakan IT memiliki hubungan yang sangat luas dan terikat dengan kemajuan teknologi yang sangat cepat dewasa ini. Banyak end user yang belum bisa bekerja maksimal dalam menjalankan tugasnya. Peran dari pihak eksekutif (sponsor) yang terlalu berharap bahwa komputer akan memberikan banyak nilai lebih bagi perusahaan. Kenyataannya sulit memperoleh keuntungan pada awal-awal penggunaan IT dikarenakan banyak dibutuhkannya pelatihan bagi pengguna akhir dengan investasi yang cukup besar. Contoh Proyek TI Proyek TI bisa besar atau kecil dan melibatkan satu orang atau ribuan orang. Hal ini bisa dilakukan dalam satu hari atau membutuhkan waktu bertahun-tahun untuk menyelesaikannya. Seperti dijelaskan sebelumnya, proyek TI melibatkan penggunaan perangkat keras, perangkat lunak, dan jaringan untuk membuat produk, layanan, atau hasil. proyek meliputi berikut ini: • E-Government yang melibatkan banyak lembaga pemerintah menyediakan informasi secara real time untuk melihat tingkat pelayanan pemerintah
3 • Sekelompok mahasiswa yang mengerjakan aplikasi berbasis android, IOS dan menjualnya secara online • Perusahaan perbankan mengembangkan mobile banking • Lembaga swadaya masyarakat membangun sistem crowdfinding sebagai sarana pengumpulan dana untuk korban bencana alam • Perguruan tinggi membuat sistem informasi akademik untuk menampilkan data akademik mahasiswa Di dalam dunia IT para pekerja, seperti: programmer / system analyst designer, analis bisnis, manajer proyek serta administrator, menghadapi berbagai kendala dalam menjalankan fungsinya. dikarenakan antara lain: • Perubahan strategi bisnis perusahaan, • Kompatibilitas perangkat keras, • Pilihan perangkat lunak yang beraneka ragam, • Masalah pengamanan data, • Bandwith jaringan komputer, • Budaya organisasi end user • Kebijakan-kebijakan dari eksekutif perusahaan. • Perkembangan teknologi yang pesat Semua permasalahan di atas membuat pengelolaan proyek IT menjadi sangat kompleks dan rentan terhadap kegagalan. Adanya kompresi dari siklus hidup produk (adalah pendorong utama perlunya manajemen proyek); Adanya kompetisi global (persaingan ketat); Ledakan pengetahuan (menjadi kompleks); Downsizing
4 (desentralisasi) manajemen perusahaan Peningkatan fokus pada konsumen. Proyek TI memainkan peran penting dalam organisasi dan dapat berdampak besar. Strategi bisnis mendukung visi dan misi pasar, produk, dan layanan organisasi saat ini atau yang diinginkan. Sementara organisasi harus memiliki strategi bisnis yang efektif agar berhasil, proyek adalah perubahan organisasi yang direncanakan atau sarana untuk mencapai strategi yang dipilih. Lebih khusus lagi, Proyek TI memungkinkan integrasi teknologi dalam produk, layanan, atau proses baru yang dapat berubah hubungan yang ada antara organisasi dan pelanggan atau pemasoknya, serta antara orang-orang di dalam organisasi. Produk, layanan, atau solusi berbasis TI dapat menjadi kesuksesan teknis jika berfungsi dengan baik, tetapi dapat juga menjadi kegagalan organisasi jika gagal memenuhi kebutuhan dan harapan pelanggan, klien, atau kelompok pengguna (schwalbe,2018). B. Atribut Proyek Menurut (marchewka, 2015), proyek dapat mencakup lingkup besar atau kecil, dengan durasi waktu yang pendek atau panjang, serta relatif murah atau mahal. Bagaimanapun proyek didefinisikan akan memiliki atribut yang sama yaitu • Sebuah proyek memiliki tujuan yang unik. Setiap proyek harus memiliki definisi yang objektif. Misalnya, Ketua Jurusan Teknik Informatika dan Komputer mensponsori proyek TI dalam mengembangan aplikasi monitoring status akademik
5 mahasiswa. Tujuan uniknyaproyek ini akan membuat visualisasi kolaboratif dari data-data akademis mahasiswa Jurusan Teknik Informatika dan Komuter. Hasilnya akan menjadi dasar evaluasi serta dijadikan dasar mengambil keputusan jurusan. Seperti yang bisa Anda lihat dari contoh ini, proyek menghasilkan produk, layanan, atau hasil yang unik. • Sebuah proyek bersifat sementara. Sebuah proyek memiliki awal dan akhir yang pasti. Misalnya proyek TI pembuatan aplikasi monitoring status akademik mahasiswa akan dijaankan selama 1 tahun, dimulai dari bulan Januari sampai Desember di tahun yang sama. • Sebuah proyek mendorong perubahan dan memungkinkan penciptaan nilai. Sebuah proyek dimulai untuk membawa perubahan untuk memenuhi kebutuhan atau keinginan. Tujuannya adalah untuk mencapai tujuan tertentu. Misalnya pada proyek pembuatan aplikasi monitoring akademik merubah budaya organisasi admin JTIK untuk selalu memverifikasi dan memvalidasi data yang masuk. • Sebuah proyek dikembangkan menggunakan elaborasi progresif. Proyek sering didefinisikan secara luas ketika dimulai, seiring berjalannya waktu, detail spesifik proyek menjadi lebih jelas. Tim proyek harus mengembangkan rencana awal dan kemudian memperbaruinya dengan lebih detail berdasarkan informasi baru. • Memerlukan sumber daya, atribut ini sangat penting dalam mencapai kesuksesan proyek TI. Sumber daya termasuk
6 manusia, perangkat keras, perangkat lunak, dan aset lainnya. Sumber daya manusia dapat berupa tim pengembang dari sistem, user, orang-orang yang berada pada fungsi bisnis tertentu serta stakeholder lainnya. Sumber daya perangkat keras dapat berupa peralatan yang digunakan dalam mengembangan sistem seperti personal computer, server, ruang kerja, serta perlengakapan kerja lainnya. Sedangkan perangkat lunak dapat berupa software yang digunakan dalam mengembangkan sistem. • Sebuah proyek harus memiliki sponsor. Sebagian besar proyek memiliki banyak pihak atau pemangku kepentingan yang berkepentingan, tetapi agar proyek berhasil seseorang harus mengambil peran utama sebagai sponsor. Sponsor proyek biasanya memberikan arahan dan pendanaan untuk proyek tersebut. Dukungan eksekutif sangat penting untuk keberhasilan proyek. • Sebuah proyek mempunyai ketidakpastian. Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya bahwa proyek bersifat unik artinya proyek dikerjakan untuk mencapai tujuan tertentu. Namun dalam mencapai tujuan tersebut terdapat kendala dalam penyamapain detail permasalahan yang ingin disolusikan lewat tujuan. Salah satu hal paling tidak pasti adalah perkiraan berapa lama waktu yang dibutuhkan menyelesaikan, atau penentuan besaran biaya. Faktor eksternal juga menjadi penyebabnya ketidakpastian, seperti kendala pemasuk atau anggota tim proyek sering mengalami pergantian.
7 • Sebuah proyek mempunyai peran proyek. Semua proyek membutuhkan orang-orang dengan keahlian yang mencakup keahlian teknis dan keahlian nonteknis. Keterampilan teknis dibutuhakan dalam upaya pelaksanaan implementasi sistem, keterampilan in idapat berupa programmer, database administrator, quality assurance, serta kemampuan teknis lain yang dibutuhkan oleh sistem. Sedangkan untuk keterampilan non teknis lebih dominan pada soft skill. Kemampuan ini lebih fokus pada keterampilan interpersonal seperti kemampuan untuk berkomunikasi tidak hanya dengan sesama anggota tim, tetapi juga dengan pengguna, pelanggan, atau klien. Berikut peran-peran yang ada dalam proyek TI - Manajer atau Pemimpin Proyek Manajer proyek atau pemimpin tim bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua proses dan proses manajemen proyek yang terkait dengan pembuatan produk, layanan, atau sistem dijalankan secara efisien dan efektif. Pimpinan proyek juga bertanggung jawab dalam menentukan arah jalannya proyek TI sehingga kesuksesan ataupun keberhasilan dari proyek juga tergantung dari pimpinan proyek. Seorang pimpinan proyek harus memperhatikan jadwal, anggaran, produk jadi, kepuasan pelanggan, standar teknis dan kualitas sistem - Pakar Pakar bisa jadi pengguna atau orang yang punya pengetahuan, keahlian, atau wawasan khusus dalam bidang
8 fungsional tertentu yang diperlukan untuk mendukung proyek. Jika proyek yang akan dikerjakan adalah sistem pakar untuk mendeteksi gejala Covid-19 maka pakar yang dibutuhkan adalah seorang dokter - Tenaga Ahli Teknis Keahlian teknis dibutuhkan saat melakukan rekayasa atau pembangunan produk, layanan, atau sistem. Pakar teknis mungkin termasuk analis database, spesialis jaringan, engineer, programmer, seniman grafis, dan lain sebagainya. Hal ini sering dilakukan apabila anggota tim proyek tidak memiliki spesifikasi teknis yang dbutuhkan dalam mengembangan sistem. • Ketergantungan Pekerjaan, hal ini dapat terjadi jika dalam memberikan produk, layanan, atau sistemmembutuhkan banyak tugas atau aktivitas yang saling bergantung. Misalnya, jaringan tidak dapat diimplementasikan jika ada keterlambatan pemasok ataupun aktivitas pengerjaaan tidak dapat berjalan tanpa persetujuan sponsor. • Perubahan Organisasi, dalam implementasi sebuah sistem baru dalam organisasi akan berakibat pada budaya organisasi. Sehingga terkadang terjadi resistensi penggunaan sistem oleh user-user yang sudah memakai sistem yang lama. Hal ini akan berakibat pada terhambatnya operasional terhadap sistem baru. • Lingkungan Organisasi, Proyek akan beroperasi di lingkungan yang lebih besar dari tempat proyek dikembangkan. Hal Ini menjadi sangat penting bagi manajer proyek dan tim agar
9 memahami budaya, lingkungan, politik, dan struktur organisasi. Atribut ini akan berpengaruhi kepercayaan, pendanaan, dan dukungan proyek. Tim proyek harus memahami variabel organisasi dan iklim politik dalam organisasi sehingga potensi masalah yang dapat menghambat proyek dapat dikenali dan ditangani dengan tepat. C. Project Constraint Setiap proyek yang dijalankan memiliki batasasn terhadap lingkup, waktu dan biaya. Dimana batasan ini berpengaruh secara terhadap kesuksesan sebuah proyek. Seorang manajer proyek harus mampu mengelola tiga hal ini. • Lingkup/Scope: cakupan pekerjaan proyek yaitu produk, layanan atau hasil apa yang ingin dicapai sesuai dengan ekspektasi pelanggan serta bagaimana melakukan verifikasi terhadap lingkup tersebut. • Waktu/ time: mendefinisikan kapan proyek akan berakhir, bagaimana jadwal proyek serta siapa yang bisa memberikan persetujuan terkait perubahan jadwal. • Biaya/ cost: mendefinisikan berapa banyak biaya yang dikeluarkan untuk menyelesaikan proyek, bagaimana biaya dikontrol serta siapa yang berhak untuk merubah biaya.
10 Gambar 1. Project Constraint D. Mengapa banyak proyek gagal? Sejumlah alasan disertakan untuk mengathui mengapai proyek mengalami kegagalan. Pada umumnya proyek tidak mengalami kegagalan karena satu alasan, namun sejumlah alasan yang mendasarinya seperti permasalahan ketika proyek dijlankan, isu-isu terkait proyek serta badai tantangan yang menerpa jalannya proyek (Marchewka, 2018). Secara umum kegagalan proyek dapat dikategorikan menjadi orang, proses, teknologi dan organisasi. Pada tabel 1.1 terlihat masalah-masalah yang mendalangi kegagalan proyek.
11 Tabel 1. Contoh Alasan Proyek TI Mengalami Kegagalan Orang Proses Teknologi Organisasi - Keterbatasa n kemampua n baik dari tim pengemban g maupun user - Komunikasi yang buruk antar personal tim maupun dengan user - Kurangnya tanggung jawab dan komitmen - Konflik kepentingan di tingkat pemangku kepentingan - - Pengambila n keputusan yang buruk - Kegagalan dalam mendefinisika n tujuan serta objektif - Perencanaan yang buruk - kegagalan dalam mendefinisika n kebutuhan pengguna - eksekusi/ implementasi yang buruk - perubahan kebutuhan yang mayor - Lepas kontrol/ pengawasan - Teknologi yang dipakai sudah usang - Teknologi tidak terbukti kehandalanan ya - Banyak fitur yang tidak memadai - Arahan yang tidak jelas - Perubahan prioitas - Kebutuhan dana macet - Kebijakan organisasi - Kompleksit as birokrasi
12 Sumber: (Information Technology Project management, 2015 dengan perubahan) E. Teknik dan Alat Manajemen Proyek Dalam melakukan implementasi manajemen proyek dibutuhkan teknik serta perangkat yang akan mendukung dalam pencapaian tujuan proyek TI. Survey yang dilakukan pada 753 proyek dan manajer program melibatkan perangkat manajemen. Responden diberikan pilihan nilai antara 1-5 dalam memilih tingkat kepentingan perangkat dan teknik yang digunakan (PMBOK Guide -Sixth Edition) meringkatkan perangkat dan teknik berdasarkan tujuannya yang mencakup: - Data gathering : benchmarking, brainstroming, check sheet, checklist, focus group, wawancara, penelitian pasar, kuesioner, survei dan pengambilan sample - Data analysis : analisis alternatif, penilaian parameter risiko, analisis asumsi, kualitas biaya, cost-benefitanalysis, analisis keputusan, analisis dokumen, analisis nilai tambah - Datarepresentation diagram sebab akibat, control chart, alur kerja, hierarchical chart, histogram, mind mapping, scotter diagram, text-oriented format. - Decision making : multi-criteria decision analysis dan voting - Communication : feedback dan presentasi. - -Interpersonal and team skill : active listening, penilaian gaya komunikasi, pengelolaan konflik, sadar budaya, pengambilan keputusan, kecerdasan emosi, fasilitas, pengaruh,
13 kepemimpinan, pengelolaan pertemuan, motivasi, negosiasi, jumlah grup, observasi serta team bulding - Ungroup : beberapa perangkat yang sudah dijelaskan sebelumnya dapat dipakai Sedangkan kebutuhan perangkat serta teknik dari sepuluh area pengetahuan manajemen proyek dapat dibagi menjadi poin table 2 Tabel 2. Kebutuhan Area Pengetahuan Area Pengetahuan/ Kategori Perangkat dan Teknik Perangkat Super Integration Management - Metode pemilihan proyek - metodologi manajemen proyek - analisis pemangku kepentingan - Perminaan pekerjaan - Project Charters - Rencana manajemen proyek - Kontrol perubahan - Pertemuan pembahasan proyek - Project management software - Permintaan peubahan - laporan lessonlearned Scope Management - Statement of work - Perencanaan manajemen lingkup - Pernyataan lingkup - Work Breakdown Structure - Analisis kebutuhan
14 - teknik verifikasi lingkup - kontrol perubahan lingkup Schedule Management - Project network diagram - Analisis critical path - crashing - Fast tracking - Pengukuran performansi jadwal Gantt chart Cost Management - Project budget - Net present value - Return on investment - Payback analysis - Earned value management - Project portfolio management - Estimasi biaya - Rencana pengelolaan biaya Quality management - Metriks Kualitas - Checklist - Kontrol Kualitas - Diagram pareto - Diagram Tulang ikan - Maturity model - Metode statistika
15 - Rencana Tes Resource Management - Teknik motivasi - Mendengarkan empatik - Metrik pengukuran tanggung jawab - Struktur organisasi proyek - Histogram sumber daya - pelatihan team bulding Communication management - Rencana pengelolaan komunikasi - pengelolaan konflik - Pemilihan media komunikasi - Laporan status - Komunikasi virtual - Template - Website proyek - Kick-off meeting - Progress report Risk Management - Rencana pengelolaan risiko - Rsik reister - Metrik probability/impact - Peringkat risiko - Procurement management - analisis pembuatan atau pembelian - Kontrak -
16 - Request for proposal atau quotes - Pemelihan sumber daya - Metrik evaluasi pemasok Sumber : (PMBOK Guide Sixth Editon, 2017) F. Kesuksesan Proyek Ketika proyek dikerjakan hal yang menjadi fokus utama adalah kesuksesan proyek. Kapan proyek dianggap sukses? Pertayaan ini sering muncul lantaran sifat proyek yang memiliki banyak atribut. berikut beberapa hal yang bisa dijadikan standar dalam pengukuran kesuksesan proyek, 1. Proyek sudah msesuai dengan lingkup, waktu dan biaya yang dituju 2. Proyek yang dikerjakan telah sesaui dengan keinginan serta ekspektasi pelanggan atau sponsor 3. Hasil, produk ataupun layanan telah sesuai dengan tujuan utama proyek dijalankan. Studi yang dilakukan CHAOS tahun 2015 mengelompokkan faktorfaktor utama yang berkontribusi dalam kesuksesan pryekTabel 1.3 memperlihatkan tingat pengaruh dari faktor-faktor yang berpengaruh pada keberhasilan proyek.
17 Tabel 3. Faktor-faktor yang mempengaruhi kesuksesan proyek Faktor yang mempengaruhi kesuksesan Poins Executive sponsorship 15 Emotional maturity 15 User involvement 15 Optimization 15 Skilled resources 10 Agile process 7 Modest execution 6 Project management expertise 5 Clear business objectives 4 Sumber : The Standish Group, “CHAOS Manifesto 2015”
18 G. LATIHAN INSTRUKSI 1. Carilah contoh proyek TI yang mengalami kegagalan. Identifikasi faktor- faktor apa yang menyebabkan proyek tersebut gagal! 2. Carilah perbandingan dari proyek TI yang sukses dan berhasil. Identifikasi faktor-faktor apa saja yang membuat proyek tersebut berhasil! 3. Carilah kualifikasi manajer proyek yang sekarang sedang dibutuhkan untuk industry (kalian boleh mencari lowongan pekerjaan untuk project manager teknologi informasi) Berikan analisis kalian, apakah kalian sudah layak menjadi project manager TI? Berikan alasan untuk jawaban kalian! H. REFLEKSI 1. Apakah pembelajaran modul ini mudah dimenegrti? 2. Apakah anda dapat menyimpulkan apa itu proyek teknologi informasi? 3. Manfaat apa yang Anda peroleh dengan mempelajari manajemen proyek teknologi informasi? 4. Hal-hal apa yang Anda ketahui terkait dengan manajemen proyek teknologi informasi? 5. Menurut Anda, kriteria apa yang harus dimiliki ketika ingin menjadi manajer proyek?
19 BAB 2 GENESIS PROYEK A. Konsep Kerja Manajemen Proyek Dalam melakukan pengelolaan proyek dibutuhkan kerangka kerja yang dapat menjadi panduan dalam pengelolaan proyek. Manajemen proyek adalah pengaplikasian pengetahuan, kemampuan, perangkat, teknis pada aktivitas proyek untuk memenuhi kebutuhan proyek. Dalam mengelola dan menjalankan proyek seorang manajer proyek harus mampu mengelola lingkup, waktu serta biaya. Selain itu manajer proyek juga harus menfasilitasi proses dalam menentukan kebutuhan sesuai dengan ekspektasi pelanggan. Gambar 2.1 merupakan kerangka kerja dalam melakukan pengelolaan proyek. Gambar 2. Kerangka Manajemen Proyek
20 Area Pengetahuan Manajemen Proyek 1. Project Scope Management, di bagian ini dilakukan pendefinisian dan pengelolaan semua pekerjaan yang diperlukan untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. 2. Project Schedule Management, di bagian ini didefinisikan perkiraan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, sehingga dari sini dapat dipastikan proyek akan berjalan sesuai dengan jadwal yang didefinisikan. 3. Project Cost Management terdiri dari persiapan dan pengelolaan anggaran proyek. 4. Project Quality Management memastikan bahwa proyek akan memenuhi kebutuhan yang diharapkan. 5. Project Resource Management berkaitan dengan pengelolaan sumberdaya secara efektif dan efisien 6. Project Communication Management akan menghasilkan, mengumpulkan, menyebarkan, serta menyimpan informasi proyek. 7. Project Risk Management dilakukan identifikasi, analisis, dan tanggapan terhadap hal yang menganca jalannya proyek 8. Project Procurement Management, dilakukan aktifitas dalam pengadaan barang dan jasa guna memenuhi keperluan jalannya proyek. 9. Project Stakeholder Management kegiatan identifikasi dan analisis kebutuhan pemangku kepentingan untuk mengelola dan mengendalikan keterlibatan mereka sepanjang masa proyek.
21 10. Project Integration Management adalah fungsi menyeluruh yang mempengaruhi dan dipengaruhi oleh semua bidang pengetahuan lainnya. Meskipun proyek hanya dilakukan pada waktu tertentu untuk menghasilakan layanan, produk yang unik pada kenyataan hasil proyek ini harus dapat beroperasi pada lingkungan bisnis tertentu. Salah satu cara yang dapat digunakan untuk mendukung keberlangsungan sistem di lingkungan baru adalam menggunakan model Three-Sphere B. Model Three-Sphere Model ini membiasakan diri untuk melakukan pengelolaan terhadap lingkungan bisnis, organisasi serta teknologi yang digunakan. Metode ini sering diapaki karena memiliki dampak besar terhadap kesuksesan proyek. Dalam model ini mendefinisikan 3 aspek yaitu • Organization, mencakup kebutuhan organisasi, apakah produk yang dihasilkan proyek akan berdampak besar terhadap organiasi? • Teknologi, teknologi apa yang akan dipakai sehingga akan efektif diterapkan di organiasasi • Bisnis, berapa banyak biaya yang dikeluarkan apabila produk diimpelemntasikan.
22 Gambar 3. Three Sphare Model Sumber : Understand Project Management, 2015 C. Proses Kelahiran Proyek Proyek yang dikerjakan, muncul bukan karena tanpa sebab. Namun, ada faktor pemicu proyek diadakan hal ini dapat terjadi karena - Perbaikan dari sistem yang sudah ada - Penugasan dari atasan (top management, sponsor, owner, pemangku kepentingan) - Permintaaan dari konsumen/ pelanggan - Inisiatif dari pelaksana sendiri seperti penelitian - Kebutuhan bisis - Pengaruh pasar D. Siklus Hidup Proyek (Project Life Cycle) Karena proyek beroperasi sebagai bagian dari sistem dan melibatkan ketidakpastian, hal ini dapat menggunakan praktik yang baik untuk
23 membagi proyek menjadi beberapa fase. Hal yang sama dapat dikatakan untuk mengembangkan produk. Hal ini dapat menjelaskan berbagai proyek dan siklus hidup produk. Siklus hidup proyek adalah kumpulan tahapan proyek. Proyek melewati fase-fase ini dari awal sampai akhir. Panduan PMBOK- Edisi Kesembilan menjelaskan siklus hidup generik untuk mencakup empat fase berikut: 1. Memulai proyek 2. Pengorganisasian dan persiapan 3. Melaksanakan pekerjaan 4. Menyelesaikan proyek Fase-fase ini tidak boleh disamakan dengan kelompok proses manajemen proyek yang inisiasi, perencanaan, pelaksanaan, pemantauan dan pengendalian, dan penutupan. Secara umum, siklus hidup proyek menentukan pekerjaan apa yang akan dilakukan di setiap fase, apa pemicu yang akan diproduksi dan kapan, siapa yang terlibat dalam setiap fase, dan bagaimana pengelolaannya serta siapa yang akan mengontrol dan menyetujui pekerjaan yang dihasilkan di setiap fase. Produk penyerta dalam setiap fase adalah produk atau layanan, seperti laporan teknis, sesi pelatihan, perangkat keras, atau segmen kode perangkat lunak, diproduksi atau disediakan sebagai bagian dari proyek. Pada fase awal siklus hidup proyek, kebutuhan sumber daya biasanya paling rendah dan tingkat ketidakpastian paling tinggi. Pemangku kepentingan proyek memiliki peluang terbesar untuk mempengaruhi karakteristik akhir dari produk, layanan, atau hasil proyek selama fase awal siklus hidup proyek.
24 Jauh lebih mahal untuk membuat jurusan perubahan proyek selama fase terakhir. Selama fase tengah kehidupan proyek, kepastian menyelesaikan proyek meningkat seiring berjalannya waktu, dan lebih banyak lagi informasi tentang persyaratan dan tujuan proyek diketahui. Juga, lebih banyak sumber daya biasanya dibutuhkan daripada selama fase awal atau akhir. Fase terakhir dari sebuah proyek berfokus pada memastikan bahwa persyaratan proyek dipenuhi dan bahwa proyek tersebut telah disetuji oleh sponsor. Seperti sebuah proyek memiliki siklus hidup, begitu pula produk. Proyek TI membantu mengembangkan produk dan layanan seperti perangkat lunak baru, perangkat keras, jaringan, laporan penelitian, dan sistem pelatihan baru. Siklus hidup produk adalah proses yang digunakan untuk mendefinisikan, membuat, dan mengirimkan produk. Sering proses mengembangkan produk, seperti sistem informasi baru, mobil, gedung, dan sebagainya melibatkan banyak proyek. Semua produk mengikuti beberapa jenis siklus hidup seperti pembuatan mobil, bangunan, serta produk elektronik. Begitu juga dengan perusahaan otomotif besar mengikuti siklus hidup produk untuk membuat mobil, truk, dan produk baru lainnya. Sebagian besar profesional TI akrab dengan konsep siklus hidup produk, khususnya untuk mengembangkan perangkat lunak. Proyek pengembangan perangkat lunak adalah salah satu bagian dari proyek
25 TI. Banyak proyek TI melibatkan penelitian, analisis, lalu pembelian dan pemasangan yang perangkat keras baru dan perangkat lunak dengan sedikit atau tanpa pengembangan perangkat lunak yang sebenarnya diperlukan. Namun, beberapa proyek melibatkan modifikasi kecil untuk menyempurnakan perangkat lunak yang ada atau untuk mengintegrasikannya satu aplikasi dengan yang lain. Proyek lain melibatkan sejumlah besar pengembangan perangkat lunak. Siklus hidup pengembangan sistem (SDLC) adalah kerangka kerja untuk menggambarkan tahapan pengembangan sistem informasi. Panduan PMBOK - Edisi Kesembilan menjelaskan secara singkat lima kehidupan produk atau pengembangan siklus. Dua faktor penting dalam menentukan siklus hidup yang akan digunakan: tingkat perubahan dalam persyaratan dan frekuensi penyampaian hasil yang bermanfaat. Misalnya untuk sebuah produk dengan tingkat perubahan yang rendah dalam persyaratan dan frekuensi pengiriman yang rendah. 1. Predictive Life Cycle: Ruang lingkup, jadwal, dan biaya ditentukan lebih awal, dan perubahan ruang lingkup dikelola dengan hati-hati. PMI juga mengacu pada kehidupan prediktif siklus sebagai model waterfall. 2. Iterative Life Cycle: Ruang lingkup ditentukan lebih awal, tetapi perkiraan waktu dan biaya dimodifikasi saat pemahaman tentang produk meningkat. Iterasi digunakan untuk mengembangkan produk melalui serangkaian siklus berulang
26 untuk ditambahkan fungsionalitas produk. Pendekatan ini bekerja paling baik bila ada tingkat perubahan yang tinggi dan frekuensi penyampaian yang rendah. 3. Incremental Life Cycle: Produk diproduksi melalui serangkaian iterasi yang menambahkan fungsionalitas dalam kerangka waktu yang ditetapkan. Produk tidak diselesaikan sampai setelah iterasi terakhir. Pendekatan ini bekerja paling baik bila ada adalah tingkat perubahan yang rendah dan frekuensi penyampaian yang tinggi. 4. Adaptive Life Cycle: Pemangku kepentingan menentukan dan menyetujui ruang lingkup yang rinci sebelum memulai iterasi, menghasilkan produk yang bisa digunakan di akhir setiap iterasi. PMI juga mengacu pada siklus hidup adaptif sebagai proses yang cepat atau terdorong perubahan. 5. Pendekatan ini bekerja paling baik bila pada tingkat perubahan yang tinggi dan frekuensi pengiriman yang tinggi. 6. Hybrid Life Cycle: Kombinasi pendekatan digunakan berdasarkan sifat kerja. Misalnya, beberapa produk mungkin memiliki tingkat perubahan yang rendah dan rendah frekuensi pengiriman seperti laporan kemajuan mingguan, tingkat perubahan yang tinggi dan frekuensi penyampaian yang tinggi seperti fitur perangkat lunak tertentu, dan seterusnya. Banyak organisasi saat ini menggunakan pendekatan hybrid untuk pengembangan produk yang bersifat prediktif. Serangkaian langkah digunakan sebagai sarana keseluruhan untuk mengkoordinasikan
27 langkah-langkah yang lebih rinci yang adaptif untuk dikelola. Selain model waterfall untuk SDLC, siklus hidup prediktif lainnya termasuk model spiral, model prototyping, dan Rapid Application Development (RAD) model. Tim proyek menghabiskan sebagian besar proyek untuk mengklarifikasi persyaratan seluruh sistem dan kemudian menghasilkan desain. Di bawah ini adalah deskripsi singkat dari beberapa model SDLC prediktif. 1. Model waterfall, memiliki tahapan analisis sistem linier yang terdefinisi dengan baik, desain, konstruksi, pengujian, dan dukungan. Model siklus hidup ini mengasumsikan persyaratan tersebut akan tetap stabil setelah ditetapkan. Kehidupan model waterfall digunakan saat risiko harus dikontrol dengan ketat dan saat berubah harus dibatasi setelah persyaratan ditentukan. Pendekatan waterfall digunakan dalam banyak proyek sistem berskala besar di mana kompleksitas dan biaya terlalu tinggi sehingga langkah pendekatan yang lebih kaku membantu memastikan kehati-hatian penyelesaian semua produk. Pendekatan waterfall juga sesuai untuk proyek TI yang tidak melibatkan pengembangan perangkat lunak, seperti mengupgrade semua jaringan atau perangkat lunak dalam sebuah perusahan. 2. Model siklus hidup spiral dikembangkan berdasarkan penyempurnaan waterfall model seperti yang diterapkan pada proyek perangkat lunak pemerintah yang besar. Disini diakui
28 fakta bahwa sebagian besar perangkat lunak dikembangkan dengan menggunakan pendekatan berulang atau spiral daripada pendekatan linier. Tim proyek terbuka untuk perubahan dan revisi di kemudian hari dalam siklus hidup proyek, dan kembali ke tahap persyaratan untuk memperjelas dan merancang revisi dengan lebih cermat. Pendekatan ini cocok untuk proyek di mana perubahan dapat digabungkan dengan kenaikan biaya yang wajar atau dengan penundaan waktu yang dapat diterima. 3. Model siklus hidup Prototipe digunakan untuk mengembangkan prototipe perangkat lunak untuk memperjelas persyaratan pengguna untuk perangkat lunak operasional. Ini membutuhkan keterlibatan pengguna dan pengembang menggunakan model untuk menghasilkan persyaratan fungsonal dan spesifikasi desain fisik secara bersamaan. Pengembang bisa membuang atau simpan prototipe, tergantung proyeknya. Pendekatan ini sering digunakan dalam sistem yang melibatkan banyak desain antarmuka pengguna, seperti situs web proyek, dalam sistem yang mengotomatiskan fungsi manual sebelumnya, atau dalam sistem yang mengubah sifat bagaimana sesuatu dilakukan, seperti aplikasi seluler. 4. Model siklus hidup RAD menggunakan pendekatan yang digunakan oleh pengembang prototipe. Model siklus hidup ini juga membutuhkan banyak keterlibatan pengguna dan membantu menghasilkan sistem dengan cepat tanpa mengorbankan kualitas. Pengembang menggunakan alat RAD seperti CASE (rekayasa perangkat lunak berbantuan komputer),
29 JRP (perencanaan persyaratan bersama), dan JAD (desain aplikasi bersama) untuk memfasilitasi pembuatan prototipe dan kode secara cepat. Alat-alat ini sering digunakan dalam pelaporan sistem di mana pemrogram memasukkan parameter ke dalam perangkat lunak untuk dihasilkan laporan untuk persetujuan pengguna. Jika disetujui, parameter yang sama akan dihasilkan sistem produksi akhir tanpa modifikasi lebih lanjut oleh programmer Gambar 4. Model waterfall dan spiral Sumber: (Information Technology Project Management, Edisi 5, 2015) Panduan PMBOK menguraikan lima grup proses. Kelompok proses saling berkorelasi di dalam dan di antara fase proyek sebagai output dari satu grup proses dalam fase menjadi masukan untuk grup proses di fase berikutnya.
30 - Initiating merupaan kelompok proses inisiasi memberi sinyal awal proyek atau fase. Misalnya, sebuah organisasi dapat memulai proyek dengan membutuhkan pengembangan kasus bisnis sebagai bagian dari metodologi proyeknya. Selama fase ini, serangkaian proses manajemen proyek akan menentukan bagaimana proyek dan tahap pertama dari metodologi harus dimulai. Persetujuan kasus bisnis kemudian akan memberikan otorisasi untuk memulai serangkaian proses lainnya untuk memulai tahap kedua dari metodologi proyek. Meskipun semua fase proyek harus memiliki beberapa jenis proses inisiasi, tahap pertama dari proyek ini adalah yang terpenting. - Planning merupakan kelompok perencanaan mendukung perencanaan seluruh proyek dan setiap tahapan. Mendukung proses manajemen proyek dapat mencakup perencanaan ruang lingkup, aktivitas perencanaan, perencanaan sumber daya, estimasi biaya, estimasi jadwal, dan perencanaan pengadaan. Proses perencanaan harus sejalan dengan ukuran dan kompleksitas proyek yaitu proyek yang lebih besar dan lebih kompleks mungkin memerlukan upaya perencanaan yang lebih besar daripada yang lebih kecil. Proses perencanaan paling penting selama fase kedua dari metodologi proyek. Perencanaan seringkali merupakan proses yang berulang-ulang. Seorang manajer proyek dapat mengembangkan rencana proyek, tetapi manajemen senior atau klien mungkin tidak menyetujui ruang lingkup, biaya, atau jadwal. Atau keadaan mungkin muncul yang menjamin perubahan pada rencana proyek. Ini dapat
31 terjadi sebagai akibat dari tindakan atau undang-undang pesaing (eksternal), atau bahkan perubahan kepada tim proyek atau sponsor (internal). - Executing adalah fase proyek disetujui dan direncanakan, kelompok proses pelaksana berfokus pada integrasi orang dan sumber daya untuk melaksanakan kegiatan yang direncanakan dari rencana proyek atau fase. Selama fase eksekusi dan kontrol, SDLC dan metodologi proyek terkait memainkan peran penting dalam mengembangkan produk atau sistem. Misalnya, rekayasa perangkat lunak proses, alat, dan metode untuk mengembangkan dan / atau mengimplementasikan sistem aplikasi menjadi penting untuk menyampaikan hasil akhir proyek. Proses manajemen proyek seperti jaminan kualitas, manajemen risiko, dan pengembangan tim memainkan peran pendukung yang penting. Meskipun proses eksekusi adalah bagian dari setiap fase proyek, sebagian besar proses eksekusi akan terjadi selama fase pelaksanaan dan kontrol dari siklus hidup proyek.
32 Gambar 5. Proses Manajemen Proyek Sumber : (PMBOK edisi 9, 2017) - Monitoring and Controlling adalah kelompok proses pemantauan dan pengendalian memungkinkan untuk mengelola dan mengukur kemajuan menuju tujuan dan ruang lingkup proyek, jadwal, anggaran, dan kualitas dan tujuan. Proses ini juga memungkinkan manajer proyek dan tim untuk mengawasi proyek, perbedaan antara hasil aktual dan yang direncanakan sehingga tindakan korektif yang tepat dapat diambil bila perlu. Mendukung proses manajemen proyek termasuk kontrol ruang lingkup, kontrol perubahan, kendali jadwal, kendali anggaran, kendali mutu, dan rencana komunikasi. Penekanannya proses pemantauan dan pengendalian akan terjadi selama tahap eksekusi dan kontrol dari metodologi proyek TI.
33 - Closing merupakan kelompok proses penutupan menyediakan serangkaian proses untuk menerima secara resmi produk, layanan, atau sistem proyek sehingga proyek atau fase dapat diselesaikan dengan tertib E. Project Charter Saat memulai proses untuk proyek baru, organisasi mengakui bahwa proyek baru aharus melalui penyelesaikan piagam proyek/ project charter sebagai bagian dari pengakuan proyek ini. Tahapan pembuatan project charter ada pada tahapan Project Integation Management. Keluaran utama adalah project charter dan daftar pemangku kepentingan. Keluaran tambahan yang sangat berguna untuk memulai proyek adalah strategi manajemen dan pertemuan formal awal proyek. Proyek bersifat unik, sehingga dokumen project charter yang dihasilkan aan terkesen berbeda anatara satu proyek dan proyek lainnya. Project Charter berfungsi sebagai kesepakatan dan sebagai alat komunikasi untuk semua pemangku kepentingan proyek. Project Charter mendokumentasikan Measurable Organization Value/MOV proyek dan menjelaskan infrastruktur yang diperlukan untuk mendukung proyek. Selain itu, project charter merangkum banyak rincian yang ditemukan dalam rencana proyek. Sebuah project charter yang ditulis dengan baik harus memberikan sumber informasi yang terkonsolidasi tentang proyek dan mengurangi
34 kemungkinan kebingungan dan kesalahpahaman. Lebih khusus lagi, tujuan proyek piagam adalah untuk: • Mendokumentasikan MOV proyek, meskipun MOV proyek termasuk dalam kasus bisnis. Penting agar MOV didefinisikan dengan jelas dan disepakati sebelum dikembangkan atau dijalankan rencana proyek. Setelah disepakati, MOV untuk sebuah proyek tidak boleh berubah MOV menggerakkan proses perencanaan proyek dan sangat penting untuk semua keputusan terkait proyek. • Menentukan infrastruktur proyek dalam project charter didefinisikan semua orang, sumber daya, teknologi, metode, proses manajemen proyek, dan bidang pengetahuan yang diperlukan untuk mendukung proyek. Singkatnya, project charter akan merinci semua yang diperlukan untuk melaksanakan proyek. Apalagi infrastruktur ini tidak hanya harus ada, tetapi juga harus dimiliki saat mengembangkan rencana proyek. Misalnya, mengetahui siapa yang akan berada di tim proyek dan sumber daya apa yang akan tersedia bagi mereka dan dapat membantu manajer proyek memperkirakan jumlah waktu yang diperlukan untuk tugas atau rangkaian aktivitas tertentu. • Meringkas rincian rencana proyek, project charter harus meringkas ruang lingkup, jadwal, anggaran, sasaran mutu, produk. Ini harus berfungsi sebagai alat komunikasi penting yang menyediakan sumber informasi terkonsolidasi tentang proyek yang dapat dirujuk selama siklus hidup proyek.
35 • Menentukan struktur tata kelola proyek, project charter tidak hanya mengidentifikasi sponsor proyek, manajer proyek, dan tim proyek, tetapi juga harus menentukan kapan dan bagaimana mereka akan terlibat sepanjang siklus hidup proyek. Selain itu, piagam proyek harus menentukan garis pelaporan, siapa yang akan bertanggung jawab untuk keputusan tertentu, dan bagaimana masalah, masalah, atau risiko harus ditingkatkan ke pengambil keputusan yang tepat. Selain itu, perubahan pada proyek ruang lingkup, jadwal, dan anggaran tidak diragukan lagi akan dibutuhkan selama proyek berlangsung. Tapi, manajer proyek dapat kehilangan kendali dan tim proyek dapat kehilangan fokusnya jika perubahan ini tidak dikelola dengan baik. Oleh karena itu, project charter harus menguraikan proses untuk meminta dan menanggapi perubahan yang diusulkan • Menunjukkan komitmen eksplisit untuk proyek, selain mendefinisikan peran dan tanggung jawab dari berbagai pemangku kepentingan, piagam proyek harus merinci sumber daya yang akan disediakan organisasi dan menentukan dengan jelas siapa yang akan mengambil kepemilikan produk proyek setelah proyek selesai. Perjanjian kontrak apa pun juga harus merinci persyaratan semua pihak terlibat. Persetujuan project charter memberi tim proyek wewenang formal untuk memulai mengerjakan proyek Meskipun formalitas dan kedalaman pengembangan project charter, berkemungkinan besar akan tergantung pada ukuran dan
36 kompleksitas proyek, manajemen proyek yang mendasar dan proses pengembangan produk dan area harus ditangani dan dimasukkan untuk semua proyek. Bagian ini menyajikan gambaran umum tentang area yang mungkin masuk ke dalam project charter. Namun, organisasi dan manajer proyek harus melakukan penyesuaikan project charter berdasarkan praktik terbaik, pengalaman, dan proyek itu sendiri. Hal-hal yang harus ada pada projct charter antara lain, 1. Project Identification, semua proyek memiliki nama atau cara yang unik yang menjadikan identifikasi. Hal ini terutama diperlukan jika suatu organisasi memiliki beberapa proyek yang sedang berjalan sekaligus. Penamaan sebuah proyek juga dapat memberi tim proyek dan pemangku kepentingan bentuk identitas dan kepemilikan. Seringkali organisasi akan menggunakan beberapa jenis akronim untuk nama proyek. Misalnya, HRIS untuk Human Resources Management Information System ataupun SIM untuk Sistem Informasi Manajemen. 2. Project Stakeholder, penting bahwa project charter secara spesifik menyebutkan nama proyek menyebukan sponsor dan manajer proyek, serta anggota komite tata kelola. Ini mengurangi kemungkinan kebingungan saat menentukan siapa yang akan mengambil kepemilikan produk proyek dan siapa yang akan menjadi pemimpin proyek. Selain itu, pendeskripsian nama tim proyek harus bersama dengan anggota tim atau peran dalam proyek, nomor telepon, dan alamat email mereka. Bagian
37 ini harus menjelaskan siapa yang akan terlibat dalam proyek, bagaimana mereka akan terlibat, dan kapan mereka akan terlibat. Pelaksanaan pelaporan secara resmin dapat ditentukan dan mungkin berguna pada proyek yang lebih besar. Selain itu, nomor telepon dan alamat email dapat memberikan direktori praktis untuk berhubungan dengan berbagai peserta. 3. Project Description, project charter harus menjadi satu sumber informasi. Karena itu, mungkin berguna untuk memasukkan deskripsi proyek untuk membantu seseorang yang tidak terbiasa dengan proyek tersebut memahami tidak hanya detailnya, tetapi gambaran yang lebih besar juga. Hal ini termasuk gambaran singkat atau latar belakang proyek mengenai masalah atau peluang yang menjadi katalisator untuk proyek tersebut dan alasan atau tujuan mengambil proyek. Mungkin juga berguna untuk memasukkan visi organisasi atau proyek dan bagaimana hal itu selaras dengan tujuan dan strategi organisasi. Sebagian besar dari bagian ini bisa meringkas manfaat yang diharapkan dari proyek yang dijelaskan dalam kasus bisnis. Hal ini penting agar deskripsi proyek fokus pada bisnis dan bukan teknologi. 4. Measurable Organizational Value/MOV, harus jelas, ringkas, dan disetuji serta dibuat penjelasan eksplisit untuk semua pemangku kepentingan proyek. Oleh karena itu, MOV proyek harus diperjelas dan mudah diidentifikasi dalam project charter. 5. Project Scope, lingkup proyek adalah pekerjaan yang harus diselesaikan. Bagian tertentu dari project charter dan harus menjelaskan tidak hanya apa yang akan diproduksi atau
38 disampaikan oleh tim proyek, tetapi juga apa yang tidak akan menjadi bagian dari cakupan proyek. Perbedaan ini penting karena dua alasan. Pertama, ini menyediakan panduan dasar untuk mengembangkan jadwal rencana proyek dan perkiraan biaya. Perubahan lingkup proyek yang akan memengaruhi jadwal dan anggaran proyek; Artinya, jika sumber daya tetap, memperluas jumlah pekerjaan akan berakibat pada kebutuhkan lebih banyak waktu dan biaya. Oleh karena itu, penciptaan pekerjaan tambahan karena tim proyek akan memperpanjang jadwal proyek dan selalu meningkatkan biaya proyek. Prosedur formal harus ada untuk mengontrol dan mengelola ruang lingkup proyek. Kedua, penting untuk manajer proyek dalam mengelola harapan sponsor proyek dan tim proyek. Dengan membuat lingkup proyek secara eksplisit seperti apa yang akan dan apa yang tidak akan disampaikan, kemungkinan kebingungan dan kesalahpahaman akan berkurang. Pada tahap ini, upaya pertama dilakukan untuk menentukan ruang lingkup proyek dan didasarkan pada informasi yang diberikan oleh sponsor proyek. Produk dan kriteria penerimaannya oleh sponsor proyek. Persyaratan sistem terperinci akan ditentukan kemudian selama tahap pelaksanaan proyek saat SDLC dilaksanakan. 6. Project Schedule, walaupun rincian jadwal proyek akan tercantum dalam rencana proyek, itu penting untuk meringkas detail rencana terkait dengan tanggal mulai dan penyelesaian yang diharapkan. Selain itu, tanggal yang diharapkan untuk
39 produk utama, pencapaian, dan fase harus diperjelas dan dirangkum dengan baik 7. Project Budget, sebuah bagian dari project charter harus menyoroti total biaya proyek. Total biaya proyek harus dirangkum langsung dari rencana proyek. 8. Quality Standard, meskipun rencana manajemen mutu harus ada untuk mendukung proyek, bagian yang mengidentifikasi standar kualitas yang diketahui atau diperlukan harus dibuat eksplisit dalam project charter. Misalnya, laporan sistem aplikasi mungkin harus memenuhi laporan lembaga pemerintah. 9. Resource, karena project charter bertindak sebagai kesepakatan atau kontrak, maka akan berguna untuk menentukannya sumber daya yang dibutuhkan dan siapa yang bertanggung jawab untuk menyediakan sumber daya tersebut. Sumber daya termasuk orang, teknologi, atau fasilitas untuk mendukung tim proyek. Penentuan sumber daya harus, diuraikan secara eksplisit dan siapa yang bertanggung jawab atas apa yang dapat mengurangi kemungkinan terjadinya kebingungan atau kesalahpahaman 10. Assumptions and Risk, setiap risiko atau asumsi harus didokumentasikan dalam piagam proyek. Asumsi dapat mencakup hal-hal yang harus dilakukan dengan benar, seperti ketersediaan anggota tim tertentu untuk proyek, atau kriteria khusus yang digunakan dalam mengembangkan perkiraan rencana proyek. Risiko, di sisi lain dapat dianggap sebagai sesuatu yang dapat salah atau hal-hal yang dapat mempengaruhi keberhasilan proyek. Meskipun rencana manajemen risiko harus
RkJQdWJsaXNoZXIy MTM3NDc5MQ==